Post Covid telewerk door Belgische grenswerkers voor Nederlandse werkgevers

Sinds maart 2020 werden ondernemingen verplicht om hun werknemers zoveel mogelijk te laten telewerken. Niet-essentiële verplaatsingen werden verboden of beperkt.

Sociaal en fiscaalrechtelijke COVID-19 maatregelen tussen België en Nederland

De Belgische en Nederlandse overheden hebben na het instellen van de eerste lock down een aantal belangrijke beslissingen genomen en akkoorden gesloten die ervoor gezorgd hebben dat in heel wat situaties de fiscale en parafiscale heffing op de lonen in grensoverschrijdende situaties ongewijzigd behouden konden blijven.

Sociale zekerheid

Zo beslisten de Belgische en Nederlandse sociale zekerheidsinstanties om vanaf de lock down van 13 maart 2020, de perioden van telewerk die in het thuisland van de werknemer en zelfstandigen verricht werden als gevolg van covid-19, uit te sluiten bij de vaststelling van het toepasselijke socialezekerheidsstelsel. Deze uitzonderingsmaatregel geldt in principe zolang de coronamaatregelen aanhouden. In België hebben de sociale zekerheidsinstanties recentelijk gecommuniceerd dat de einddatum voorzien wordt op 30 juni 2021, maar dat die datum wel kan herzien worden in functie van het al dan niet continueren van de coronamaatregelen.

Met deze uitzondering wensen de Belgische en Nederlandse overheden een tijdelijke verschuiving van sociale zekerheid gedurende de COVID-19 pandemie te voorkomen.

Inkomstenbelasting

Ook op fiscaal vlak hebben de Belgische en Nederlandse fiscale overheden op aanbeveling van de OESO een akkoord gesloten met het oog op het beperken om de onvoorziene gevolgen van een mogelijke belastingverschuiving. Het bilateraal akkoord voorziet in een aantal afwijkingen op de bepalingen van het onder België en Nederland gesloten dubbelbelastingverdrag. Zo bepaalt deze overeenkomst o.a. dat alle arbeidsprestaties van werknemers die thuis worden uitgeoefend als gevolg van de COVID-19-maatregelen mogen worden beschouwd als werkdagen die worden uitgeoefend in het land waar de activiteiten zonder de maatregelen zouden zijn uitgeoefend. Bijgevolg kunnen de inkomsten met betrekking tot deze prestaties verder belastbaar blijven in de werkstaat.

Het bilaterale COVID-19 akkoord voorziet verder in een zelfde fictiebepaling voor situaties waar de werknemer tijdelijk werkloos is en geniet van een loondoorbetaling door de werkgever of recht heeft op een tijdelijke werkloosheidsuitkering.

De fictiebepalingen gelden, in tegenstelling tot de uitzonderingmaatregel op het vlak van sociale zekerheid, enkel voor werknemers en niet voor vennootschapsmandatarissen en zelfstandigen.

Ondanks het feit dat in het tussen België en Nederland gesloten bilateraal akkoord geen specifieke maatregelen werden opgenomen met betrekking tot vaste inrichtingen, stelt de OESO aanbeveling dat het uitzonderlijk en tijdelijk verrichten van de werkzaamheden vanuit het woonland (thuiskantoor) als gevolg van de COVID-19 maatregelen geen belastbare vaste inrichting onder het verdrag zal doen ontstaan in hoofde van de werkgever. Noteer in dit verband dat België sowieso reeds een eerdere flexibele interpretatie hanteert wat de kwalificatie van een thuiskantoor als vaste inrichting betreft (zie verder).

Ook voor vertegenwoordigers zal het tijdelijk afsluiten van contracten vanuit de thuisbasis van de werknemers of agenten vanwege COVID-19, in principe, geen belastbare vaste inrichting onder het verdrag creëren. Anderzijds zal, voor bouw- en constructiewerkzaamheden, een tijdelijke onderbreking van de werkzaamheden als gevolg van de COVID-19 restricties, althans volgens de OESO, wel in aanmerking moeten worden genomen voor de bepaling van de duurtijd van het project. Hier is er m.a.w. wel potentieel een verhoogd risico op het ontstaan van een belastbare vaste inrichting onder het verdrag.

Dit alles neemt echter niet weg dat een Nederlandse werkgever met werknemers die thuis in België werken, mogelijks wel geacht kan worden te beschikken over een Belgische inrichting. De voorwaarden daartoe zijn immers aanzienlijk strikter dan deze onder het verdrag (zie verder).

Maar wat na afloop van de COVID-19 maatregelen?

Nu mogelijk de einddatum van het bilaterale akkoord op het vlak van de toewijzing van de belastingheffing tussen België en Nederland nadert, is het van belang vooruit te kijken naar het post coronatijdperk.

Het is immers de verwachting dat door gewijzigde (klanten)behoeften en/of prioriteiten ook de bedrijfsprocessen van heel wat ondernemingen zullen herbekeken en aangepast worden. Dit kan/zal zeker ook gevolgen hebben op de verschillende internationale tewerkstellingssituaties.

Diverse bevragingen van ondernemingen en werknemers wereldwijd, ook door BDO, hebben ondertussen aangetoond dat zowel leidinggevenden als werknemers telewerken als positief ervaren. Ook voor internationale tewerkstellingssituaties is gebleken dat tele- of thuiswerken binnen bepaalde grenzen mogelijk is en geen belemmering hoeft te zijn. Het is dan ook te verwachten dat het tele- en thuiswerken ook in het post corona tijdperk in zekere mate een blijver zal zijn.

We stellen vast dat heel wat ondernemingen hier op heden reeds concrete stappen in zetten door de impact naar de loonkost voor de werkgever, het bruto-netto verhaal voor de werknemer, en de eventuele gevolgen vanuit vaste inrichting perspectief in kaart te brengen en toekomstige policies uit te werken.

Het is immers zo dat van zodra de COVID-19 maatregelen op het vlak van sociale zekerheid en belastingheffing komen te vervallen, er afhankelijk van het aandeel van het tele- of thuiswerk in het woonland, een verschuiving van de heffing van de sociale zekerheidsbijdragen en/of belastingheffing kan plaatsvinden.

Gevolgen Nederlandse werkgevers met Belgische werknemers

Voor Nederlandse werkgevers die hun Belgische werknemers, die voorheen uitsluitend tewerk gesteld werden in Nederland, toestaan om één of meerdere dagen per week de werkzaamheden vanuit hun thuiskantoor te verrichten, zal de fysieke tewerkstelling vanuit België niet enkel gevolgen hebben op het vlak van de verschuiving van sociale zekerheid en/of belastingheffing en de administratieve en juridische gevolgen op dat vlak, maar mogelijk ook resulteren in het ontstaan van een vaste inrichting (o.b.v. de verdragsbepalingen) en/of een Belgische inrichting (o.b.v. Belgische fiscale wetgeving).

Aandachtspunten personeelszaken

Op het vlak van de formaliteiten en juridische aandachtspunten als gevolg van de verschuiving van de sociale zekerheid en belastingheffing naar België moet o.a. gedacht worden aan:

• Informeren werknemers omtrent de fiscale en juridische gevolgen van de nieuwe tewerkstellingssituatie;
• Eventueel voorrekenen van de financiële impact naar de netto verloning;
• Toepassing van de dwingende bepalingen van het Belgische arbeidsrecht voor de tele- of thuiswerkdagen: noodzaak tot opmaak van een addendum aan de Nederlandse arbeidsovereenkomst, opmaak van een arbeidsreglement, opmaak/aanpassing thuiswerk policy, …;
• Aanpassing reisvergoeding, mogelijk betaling vergoeding voor thuiswerk, …;
• Aanvraag van een A1 verklaring gelet op de gelijktijdige tewerkstelling tussen België en Nederland;
• Indien toepassing van Belgische sociale zekerheid: registratie van de Nederlandse onderneming als werkgever bij de RSZ, beoordeling doelgroepverminderingen m.b.t. de werkgeversbijdragen, …;
• Noodzaak tot inhouding van Belgische bedrijfsvoorheffing indien sprake van een vaste of Belgische inrichting;
• Opstart Belgische en aanpassing van de Nederlandse loonverwerking;
• Beoordeling impact op het vlak van de bovenwettelijke pensioenopbouw.

Beoordeling vaste inrichting o.b.v. verdragsbepalingen

Naast de impact voor de werknemers is het zeker zo belangrijk om stil te staan bij de mogelijke gevolgen op het vlak van de vennootschapsbelasting.

Zo zal het van belang zijn om alvorens in te stemmen met een mogelijkheid tot tele- of thuiswerken voor de Belgische werknemers om te beoordelen of het werken vanuit een thuiskantoor aanleiding zal geven tot het ontstaan van een belastbare vaste inrichting onder het verdrag in hoofde van de Nederlandse onderneming.

Voor deze beoordeling zal het o.a. van belang zijn om na te gaan of:

• Het gebruik van het thuiskantoor een essentiële voorwaarde is in de arbeidsovereenkomst;
• Wordt in de arbeidsovereenkomst bepaald dat de prestaties van de werknemer moeten worden uitgevoerd vanuit het thuiskantoor, of is de werknemer vrij om te beslissen van waar hij zijn werk zal uitvoeren?
• Ontvangt de werknemer, direct of indirect, een vergoeding voor de kosten die verbonden zijn aan het opzetten/gebruik van het thuiskantoor?
• Is er een indicatie van de aanwezigheid van de werkgever op het adres van de werknemer (naamplaatje, vermelding thuisadres op visitekaartjes, vermelding op de website, …)?
• Wat is de functie van de werknemer? Gaat het over een functie die gericht is op de interne bedrijfsvoering (voorbereidende of ondersteunende activiteiten) of op de kernactiviteiten van de werkgever?
• Specifiek voor werknemers/vertegenwoordigers, heeft de werknemer de bevoegdheid om namens de Nederlandse onderneming op structurele wijze vanuit België contracten af te sluiten of de essentiële bestanddelen ervan te onderhandelen zonder materiële tussenkomst door de Nederlandse vennootschap? Indien dit het geval is, geldt deze bevoegdheid dan ook voor contracten met betrekking tot de Belgische markt?

Indien o.b.v. een grondige analyse van de feitelijke omstandigheden het bestaan van een belastbare vaste inrichting onder het verdrag kan uitgesloten worden, is het verhaal nog niet af. In zulke situatie zal immers moeten nagegaan worden of de Nederlandse onderneming toch niet geacht kan worden te beschikken over een Belgische inrichting o.b.v. de Belgische fiscale wetgeving.

Zoals hierboven reeds kort vermeld, zijn de voorwaarden daartoe immers aanzienlijk strikter dan deze onder het verdrag. Zo is er geen uitsluiting voor voorbereidende/ondersteunende werkzaamheden (de zogenaamde negatieve bepalingen). Het volstaat dat werknemers in België gedurende meer dan 30 dagen in een periode van 12 maanden diensten verlenen, en het is niet vereist dat de werknemer/vertegenwoordiger een machtiging heeft om namens de Nederlandse onderneming in België contracten te sluiten. De loutere aanwezigheid van een vertegenwoordiger is voldoende.

Hoewel de loutere aanwezigheid van een Belgische inrichting geen aanleiding zal geven tot (bijkomende) belastingheffing in België (er is immers geen belastbare vaste inrichting onder het verdrag), zal de werkgever wel bepaalde fiscale verplichtingen moeten nakomen (bijvoorbeeld indiening van een fiscale aangifte voor de Nederlandse vennootschap).

Indien de Nederlandse onderneming daarentegen wel geacht wordt te beschikken over een belastbare vaste inrichting zal het van belang zijn om over te gaan tot een correcte winst en kostenallocatie voor het Belgische aandeel van de activiteiten van de Nederlandse onderneming.

Naast deze aangifteplicht is het verder van belang te noteren dat indien de Nederlandse onderneming wordt geacht te beschikken over een Belgische inrichting, zij zich moet aansluiten bij een Belgisch sociaal verzekeringsfonds voor zelfstandigen en jaarlijks een bijdrage voor vennootschappen zal moeten betalen waarvan het bedrag afhankelijk is van de hoogte van het balanstotaal van het voorlaatste afgesloten boekjaar. Meer bepaald +/- 350 EUR bij een balanstotaal van minder dan 700.000 EUR en +/- 870 EUR bij een balanstotaal meer dan 700.000 EUR).

Tijd voor actie

Indien u als Nederlandse onderneming de intentie heeft om uw Belgische werknemers post COVID een gedeelte van hun werkzaamheden van thuis uit of middels telewerk vanuit België te laten verrichten, zal het van belang zijn om de gevolgen hiervan voorafgaandelijk grondig te onderzoeken en er voor te zorgen dat de inregeling hiervan gebeurt in lijn met de wettelijke bepalingen.

Extra informatie nodig? NKVK - De Nederlands Kamer van Koophandel voor België en Luxemburg is er voor duizenden MKB'ers die (meer) internationaal willen ondernemen. Een goede kennis van de markt, bekend geraken met de wetgeving en het vinden van de juiste partners zijn essentieel. Voor u is een vrijblijvend gesprek met NKVK de eerste stap in de goede richting.

Corona HR-maatregelen blijven regelmatig opduiken in het Belgisch Staatsblad. Deze maatregelen zijn divers en evolueren snel. In deze bijdrage geven wij een beknopt overzicht van de belangrijkste HR-maatregelen.

1) Telewerk

Telewerk is en blijft verplicht voor alle ondernemingen, tenzij dit onmogelijk is omwille van de aard van de functie of de continuïteit van de activiteiten van de onderneming. Dit geldt ook voor de zogenaamde “essentiële” ondernemingen. Het Overlegcomité heeft echter op 11 mei 2021 aangekondigd dat telewerk ook na 9 juni 2021 verplicht zal blijven, maar met één toegelaten terugkeermoment per week (waarbij max. 20% van de werknemers tegelijk aanwezig mogen zijn op de werkplek, of max. 5 werknemers in KMO’s met minder dan 10 werknemers). Verder besliste het Overlegcomité dat vanaf 1 juli 2021 telewerk niet langer verplicht zal zijn, maar wel aanbevolen. Deze versoepelingen zijn afhankelijk van bepaalde drempels inzake vaccinatie en ziekenhuisbezetting. Het is nog wachten op de publicatie van deze aangekondigde maatregelen in het Belgisch Staatsblad.

Elke werkgever moet “een” (geschreven) telewerkregeling hebben. Voor werkgevers die geen regeling hadden op 1 januari 2021, is cao nr. 149 automatisch van toepassing (zie link). Deze cao werd bij Koninklijk Besluit van 28 maart 2021 algemeen verbindend verklaard.

Het Ministerieel Besluit van 26 maart 2021 legde de werkgevers een registratieverplichting betreffende niet-telewerkbare functies op voor april, mei en juni. Volgens de instructies en de FAQ van de RSZ moet de werkgever het aantal personen werkzaam in de onderneming (per vestigingseenheid) en het aantal personen met een niet-telewerkbare functie (per vestigingseenheid) aangeven. Deze verplichting gaat veel verder dan enkel de werknemers. Ook uitzendkrachten, externe arbeidskrachten (zoals werknemers van (onder)aannemers), zelfstandigen, … moeten worden meegeteld indien zij structureel werken voor de onderneming. Onder een niet-telewerkbare functie verstaat men elke functie die van nature ter plaatse moet uitgevoerd worden, bijvoorbeeld door arbeiders, technische bedienden, onthaalpersoneel, … De verplichting geldt niet voor personen die uitzonderlijk aanwezig zijn. De telling moet telkens gebeuren op de eerste werkdag van de maand; de aangifte ten laatste op de zesde kalenderdag van de maand. Er moet geen nieuwe maandelijkse aangifte gedaan worden indien er geen wijzigingen zijn tegenover de laatste aangifte.

Voor de maanden april, mei en juni is het kostenforfait voor bureaukosten dat vrij van RSZ kan worden toegekend opgetrokken naar 144,31 EUR. Elke werkgever kan dit toekennen aan een werknemer die minstens één dag per week (of het equivalent ervan) telewerkt.

2) Vaccinatie

De Wet van 28 maart 2021 heeft klein verlet ingevoerd voor vaccinaties. De werknemer mag afwezig zijn van het werk met behoud van het loon wanneer zij/hij zich laat vaccineren tijdens de arbeidsuren. Dit geldt zowel voor de vaccinatietijd, als de verplaatsingstijd. De werknemer moet de werkgever vooraf verwittigen en wel zo spoedig mogelijk, ook indien zij/hij wordt opgeroepen via de reservelijst. Deze maatregel geldt voorlopig alvast tot 31 december 2021.

De werkgever kan een werknemer niet verplichten zich te laten vaccineren. De overheid heeft geen vaccinatieplicht opgelegd Werknemers zijn dan ook vrij te kiezen voor vaccinatie of niet, gelet op het recht op fysieke integriteit.

Een werkgever mag zijn werknemers zelfs niet vragen of zij gevaccineerd zijn. Dit betreft immers een gezondheidsgegeven waarvan de verwerking is beschermd. Dit betekent dat een werkgever ook geen sancties (zoals ontslag of niet-toekenning van voordelen) kan opleggen omwille van de weigering van een werknemer zich te laten vaccineren. De vaccinatiegraad kan om dezelfde redenen niet als een collectieve doelstelling worden opgenomen in het kader van een niet-recurrent resultaatsgebonden voordeel.

Een werkgever kan zijn werknemers wel informeren en sensibiliseren over het nut van vaccinatie tegen Covid-19. Een werkgever moet immers maatregelen nemen om de verspreiding van Covid-19 op de werkvloer tegen te gaan.

3) Testen in de onderneming

Het is nog wachten op een wettelijke regeling voor proactief snel- en zelftesten in ondernemingen. Een Wet van 2 april 2021 voorziet in de mogelijkheid om via een Koninklijk Besluit de voorwaarden en regels te bepalen voor het repetitief testen in ondernemingen en voor de tussenkomst in de ermee gepaard gaande kosten van de werkgever. Dat Koninklijk Besluit is nog niet gepubliceerd. De FOD Werk heeft wel op zijn website een kader en richtlijnen gepubliceerd die alvast een goede (voorlopige) leidraad zijn.

Het Overlegcomité van 11 mei 2021 maakte alleszins duidelijk dat testen in de onderneming in de komende maanden zeer sterk wordt aanbevolen.  

4) Steunmaatregelen

Voor het tweede kwartaal van 2021 werden enkele steunmaatregelen verlengd en enkele nieuwe steunmaatregelen zijn ingevoerd. Hieronder een opsomming van de belangrijkste maatregelen:

Voor alle werkgevers

– Tijdelijke werkloosheid wegens overmacht via vereenvoudigde procedure(ook wanneer een kind bijvoorbeeld niet naar school of naar het kinderdagverblijf kan gaan)– Uitlenen van vaste werknemers aan de zorgsector, het onderwijs, de centra voor contactopsporing en de vaccinatiecentra– Tijdelijke schorsing van de loopbaanonderbreking en van de vermindering van arbeidsprestaties– De opbouw van het aanvullende pensioen en de overlijdensdekking blijven behouden voor de werknemers tijdens periodes van tijdelijke werkloosheid (behalve in geval van opting-out door de werkgever voor wat de pensioenopbouw betreft); werkgevers krijgen de mogelijkheid om de betaling van de bijdragen voor het aanvullende pensioenplan uit te stellen, zonder goedkeuring van de pensioeninstelling (zie link)

Voor bepaalde werkgevers

– Werkgevers in financiële moeilijkheden door de coronacrisis: minnelijk afbetalingsplan met de RSZ

– Werkgevers uit de zogenaamde cruciale sectoren (bijlage bij Ministerieel Besluit van 28 oktober 2020): verhoging van de vrijwillige overuren tot maximum 220 uren

– Werkgevers uit het onderwijs en de zorgsector: uitzondering op het verbod om opeenvolgende arbeidsovereenkomsten van bepaalde duur af te sluiten; studentenarbeid wordt niet in rekening gebracht voor het contingent van 475 uur per jaar voor studenten

– Werkgevers uit de hotel- en reissector: doelgroepvermindering aan bepaalde categorieën van werkgevers

– Werkgevers uit de evenementensector: vermindering van sociale zekerheidsbijdragen voor bepaalde categorieën werkgevers (ook voor het derde kwartaal van 2021)

De voorwaarden van de verschillende maatregelen zijn bepaald in de toepasselijke regelgeving of op de website van de FOD Werkgelegenheid, van de RVA en/of in de administratieve instructies van de RSZ.Verder heeft de Ministerraad van 7 mei 2021 maatregelen aangekondigd om het economisch herstel te begeleiden, zoals een vermindering van sociale zekerheidsbijdragen in geval van jobcreatie vanaf het derde kwartaal. Een uitzonderlijke consumptiecheque van maximaal 500 euro netto (+ 16,5 % werkgeversbijdrage) werd aangekondigd. Het is nog wachten op de publicatie van deze aangekondigde maatregelen in het Belgisch Staatsblad.Het ziet er alleszins naar uit dat ook in de komende maanden corona HR-maatregelen regelmatig zullen blijven opduiken in het Belgisch Staatsblad. Wij volgen dit van dichtbij op voor u! Extra informatie nodig? NKVK - De Nederlands Kamer van Koophandel voor België en Luxemburg is er voor duizenden MKB'ers die (meer) internationaal willen ondernemen. Een goede kennis van de markt, bekend geraken met de wetgeving en het vinden van de juiste partners zijn essentieel. Voor u is een vrijblijvend gesprek met NKVK de eerste stap in de goede richting.

Koen Van Beneden was nog maar net aangesteld tot Countrymanager bij Hewlett-Packard (HP) Belgium of de deuren van het bedrijf gingen al op slot. “Ook wij moesten door de pandemie onze manier van werken herdenken, onder meer met nieuwe initiatieven rond interne communicatie. Telewerk was voor ons gelukkig niet echt nieuw. Al sinds de jaren zestig maakt het onderdeel uit van onze bedrijfscultuur.”“In de wereld na corona zal alles draaien rond vertrouwen tussen werkgever en personeel. Bijna een op de zes bedrijven meet nog steeds de werktijd van werknemers die thuiswerken. Dat is niet werkbaar. De focus moet veel meer op resultaten liggen. Vertrouwen is meer dan ooit de hoeksteen van samenwerking.”Volgens Van Beneden is inclusiviteit een van de grootste uitdagingen. “In de nieuwe situatie worden introverte mensen tijdens meetings nog meer weggeduwd door hun extraverte collega’s. Als je niet in dezelfde ruimte zit, is het moeilijker om te zien wie al dan niet vaak het woord neemt. Dat probleem pak je het best aan door het actief te benoemen. Als je vaststelt dat bepaalde mensen wat minder aan bod komen, vraag hen dan actief naar hun mening. Dat probeer ik tijdens virtuele meetings zo te doen.”Hewlett-Packard staat de klanten actief bij in de digitale transformatie en  tekent the office of the future uit. “Hoe zal de werkplek van de toekomst er uitzien? Die vraag kan je heel ruim bekijken. Hoe gaan mensen hun werklocatie kiezen? Door toenemende robotisering en automatisering zal ons werk er helemaal anders gaan uitzien.”“Op basis van al die factoren moeten bedrijven een hybride werkomgeving bouwen. Wij proberen in dat proces een inspirerende rol te spelen. Structuren die jaren gewerkt hebben, moeten plots plaats ruimen. Dat is de uitdaging van digitale transformatie.”

Digitale kloof

Het technologiebedrijf ziet voor zichzelf een taak weggelegd in het dichten van de digitale kloof. “De pandemie creëert twee klassen in onze maatschappij: mensen die wel of geen toegang hebben tot technologie. De laatste categorie heeft het steeds moeilijker om mee te kunnen met de evoluties. Wij proberen ervoor te zorgen dat iedereen thuis toegang heeft tot technologie. Zo willen we het onderwijs klaarstomen voor the class of the future. Wij zijn een van de grootste leveranciers voor het onderwijs.”Studies tonen aan dat vijftig tot tachtig procent van de werknemers straks weer minder van thuis uit wil werken. “Telewerk heeft voordelen voor werknemers, maar de huidige situatie toont ook de tekorten aan. Een hybride kantoor lijkt de perfecte tussenoplossing. Werknemers zullen bewuster hun taakverdeling plannen, in functie vanop welke locatie ze die dag werken. Als werkgever moet je ervoor zorgen dat alle taken van overal probleemloos uitgevoerd kunnen worden. Werkgevers zullen meer aandacht moeten hebben voor de thuissituatie van de werknemer.”De basis voor het hybride kantoor heeft HP al voor de pandemie gelegd. Telewerk was al ingekapseld in de dagelijkse werking. “Toch zijn we nog niet helemaal klaar. We hebben nog wat werk aan de winkel in het ondersteunen van de werknemers thuis. Op kantoor zouden we nog wat extra werkruimtes kunnen gebruiken.”Technologie moest het voorbije jaar vooral in basisbehoeften van thuiswerkers voorzien, via onbeperkte toegang tot het netwerk en diverse tools. “Een volgende stap is dat we technologie gebruiken om de kwaliteit van het samenwerken te verhogen. Sommige werknemers gebruiken nog technologieën die niet meer eigentijds zijn. Dat is ook een verantwoordelijkheid van de werkgevers. Mensen moeten voor veel evidente zaken hun plan trekken. Een voorbeeld: er wordt te veel verondersteld dat iedereen thuis een printer heeft.”

Behoefte aan contact

Na de tweede periode van maandenlang verplicht telewerk in bedrijven waar dat mogelijk is, kijken veel werknemers ernaar uit om terug te keren naar hun kantoor. De afstand tot het bedrijf en de collega’s begint na twee lockdowns zwaarder door te wegen dan de meesten een jaar geleden vermoed hadden.Volgens Mario Santy van het advieskantoor BDO vinden maar weinig mensen het aangenaam om vijf dagen per week thuis te werken. “Zij verwachten een terugkeer naar het kantoor zodra thuiswerk niet langer de norm is.”Vorige zomer beleefden we daar een voorproefje van. Sommige bedrijven kozen voor een A- en een B-ploeg die elkaar niet ontmoetten. “Dat bleek niet zo goed te werken. Veel ondernemingen spraken de voorkeur uit dat weer alle werknemers elkaar op de werkvloer konden zien.”De drang om opnieuw in professionele teams fysiek samen te komen is overal te horen. Kristel Minten, projectmanager bij specialist in human resources Acerta, geeft workshops over telewerk in bedrijven. “Ik hoor steeds vaker dat mensen het verplichte thuiswerk beu zijn en behoefte hebben aan contact met de collega’s.”Vanuit de bedrijven klinkt eveneens een toenemende vermoeidheid. “De veerkracht van de medewerkers komt onder druk te staan”, zegt Marleen Verstraete, bestuurslid bij HRPro.be, de vereniging van professionals in human resources in België.Tachtig procent van de werkgevers maakt zich zorgen over de mentale gezondheid van de medewerkers. “Het zal goed zijn als ze weer naar kantoor kunnen komen”, zegt Verstraete. “Maar we zullen niet direct van nul naar honderd procent kantoorwerk gaan.”De regels voor thuiswerk zullen allicht pas herzien worden met het laatste pakket versoepelingen. Heel wat bedrijven hebben nu al beslist om hun personeel stapsgewijs naar kantoor te laten terugkeren. Daarmee hopen ze de cohesie van hun teams te versterken. Extra informatie nodig? NKVK - De Nederlands Kamer van Koophandel voor België en Luxemburg is er voor duizenden MKB'ers die (meer) internationaal willen ondernemen. Een goede kennis van de markt, bekend geraken met de wetgeving en het vinden van de juiste partners zijn essentieel. Voor u is een vrijblijvend gesprek met NKVK de eerste stap in de goede richting.

De GDPR is inmiddels 5 jaar in werking en de voorbije 3 jaar, sinds mei 2018, wordt de inhoud ervan ook effectief afgedwongen door de overheid.Ook na al die tijd blijkt elke dag opnieuw dat ondernemers de regels rond gegevensbescherming onduidelijk, vaag en moeilijk te begrijpen vinden en onze ervaring leert dat heel wat goedbedoelende ondernemers afhaken bij gebrek aan begrip van wat er van hen precies verwacht wordt.  Het ganse uitgangspunt van GDPR is dan ook in wezen een open deur naar onzekerheid en toekomstige risico’s: ondernemingen moeten een gepast niveau van veiligheid voorzien en moeten daarvoor gepaste maatregelen nemen, maar voorafgaand is er geen enkele manier om te weten of de maatregelen die zij zich voornemen inderdaad “gepast” zijn.  De beoordeling naar het eventuele tekortschieten van de ondernemer in kwestie gebeurt pas post factum, als er op een later ogenblik klachten, controles of datalekken optreden…  Een en ander is erg moeilijk te begrijpen voor ondernemers, die immers in hun dagelijkse activiteit precies proberen om zoveel mogelijk onzekere factoren uit te schakelen en onzichtbare risico’s te vermijden.Webbouwers, app-ontwikkelaars of online marketeers stellen ons daarbij zeer regelmatig de vraag of zij hun plannen voorafgaand kunnen voorleggen aan de Gegevensbeschermingsautoriteit voor advies en goedkeuring, zoals dat ook in fiscale aangelegenheden kan.Tot op vandaag kan dat niet, maar een recent wetsontwerp lijkt daar verandering in te gaan brengen.

Voorafgaand privacy advies

Voorafgaand advies van de GBA over voorgenomen verwerkingen, laat staan de expliciete validatie ervan, is vandaag in se onmogelijk.  GDPR voorziet zulks niet expliciet en ook de Belgische kaderwet voorziet niet in een formele procedure.  Wie geluk -en de juiste begeleiding- heeft kan soms wel informeel bij de GBA terecht, maar die informele akkoorden worden niet gepubliceerd en zelfs als ze dus één specifiek bedrijf vooruit helpen, zijn andere verantwoordelijken of verwerkers dus vaak niet op de hoogte van precedenten en kunnen zij er zich niet op baseren of beroepen.Een recent wetsvoorstel vanuit CD&V-hoek wil daar verandering in brengen.  Het idee is om een systeem van voorafgaande beslissingen in te bouwen in de Belgische Kaderwet waardoor de Gegevensbeschermingsautoriteit in individuele gevallen kan bepalen hoe de gegevensbeschermingswetgeving zal worden toegepast op een specifieke situatie of beoogde verwerking van persoonsgegevens.  Het voorstel voorziet daarvoor in een raadplegingsprocedure die maximaal drie maanden zou duren.  Zo’n ruling geeft rechtszekerheid aan de aanvrager, want zij verbindt alle diensten van de Gegevensbeschermingsautoriteit. Een voorafgaande beslissing zou de Gegevensbeschermingsautoriteit voor de toekomst verbinden.De indieners verwijzen in hun voorstel naar succesvolle proefprojecten in het Verenigd Koninkrijk met de zogenaamde “regulatory sandboxes”.  Sinds maart 2019 biedt de Britse toezichthouder  (Information Commissioner’s Office) een nieuwe dienst aan, die is ontworpen om organisaties te ondersteunen die innovatieve en maatschappelijk nuttige projecten ontwikkelen waarbij er een gebruik van persoonlijke gegevens is.  Organisaties die deelnemen aan de sandbox kunnen profiteren van de mogelijkheid om rechtstreeks met de toezichthouder in contact te treden over innovatieve projecten met complexe gegevensbeschermingskwesties.Persoonlijk kunnen wij dit voorstel enkel zeer hard toejuichen.  Als het uiteindelijk aangenomen wordt, zal het voor héél veel ondernemers de kans bieden om vooraf zekerheid te krijgen over hun plannen en op die manier onnodige juridische en financiële risico’s te vermijden.  Een en ander kan alleen maar het algemene niveau van GDPR compliance bij Belgische ondernemingen vergroten.Het is nu vanzelfsprekend wachten op een eventueel politiek akkoord om dit voorstel ook effectief goed te keuren. Wij houden dit in elk geval stipt in de gaten en zorgen voor de nodige info en uitleg op onze blogpagina zodra alles definitief zou zijn.

Maar zo’n rulings bestaan eigenlijk wél al voor een stukje…

Zo’n voorafgaande consultatie en “ruling” bestaat vandaag overigens eigenlijk wel degelijk al wél onder GDPR.   Artikel 35 voorziet immers dat de verantwoordelijke voor de verwerking die een voorafgaande Gegevensbeschermingseffectenbeoordeling of Data Protection Impact Assessment voert en op het eind daarvan vaststelt dat er een restrisico bestaat, verplicht is om het voorafgaande en bindende advies van de GBA in te winnen.Alleen is de vaststelling dat de meerderheid van de Belgische ondernemingen hun verplichtingen onder artikel 35 niet kennen of deze -erger nog- bewust naast zich neerleggen, waardoor de GBA nauwelijks verzoeken tot voorafgaande raadpleging ontvangt.Extra informatie nodig? NKVK - De Nederlands Kamer van Koophandel voor België en Luxemburg is er voor duizenden MKB'ers die (meer) internationaal willen ondernemen. Een goede kennis van de markt, bekend geraken met de wetgeving en het vinden van de juiste partners zijn essentieel. Voor u is een vrijblijvend gesprek met NKVK de eerste stap in de goede richting.

Het Europese Hof van Justitie reikt in twee arresten van 9 maart 2021 criteria aan om de arbeidsrechtelijke behandeling van wachtdiensten te bepalen. Een uitgelezen moment om de regels en praktijken van wachtdiensten (ongeacht de naam of invulling ervan) in uw onderneming te evalueren!

Het Hof van Justitie is duidelijk: een wachtdienst is óf arbeidstijd óf rusttijd; de Richtlijn 2003/88/EG laat geen ruimte voor een tussencategorie. Een juiste kwalificatie is essentieel omdat ze belangrijke gevolgen heeft voor de arbeidsduurreglementering, zoals de minimale en maximale arbeidsduurgrenzen en de minimale rusttijden, en de verschuldigde vergoeding.

Het Hof bevestigt dat wachtdiensten gedurende dewelke de werknemer aanwezig moet zijn op de werkplek en zich beschikbaar moet houden om onmiddellijk zijn diensten te kunnen verlenen, integraal arbeidstijd uitmaken.

Andere wachtdiensten zijn volgens het Hof enkel integraal arbeidstijd indien uit een totaalbeoordeling van alle omstandigheden blijkt dat aan de werknemer verplichtingen worden opgelegd die hem objectief en aanzienlijk beperken in de mogelijkheid om tijdens die dienst zijn tijd vrij in te vullen en aan zijn eigen interesses te besteden.

Het Hof geeft nog volgende meer specifieke criteria mee:

• Enkel de verplichtingen die aan de werknemer worden opgelegd, zijn relevant. Organisatorische problemen door natuurlijke omstandigheden (zoals een afgelegen werkplek) of de vrije keuze van de werknemer (bijvoorbeeld door de afstand tussen woon- en werkplek) doen er niet toe.
• De reactietermijn waarover de werknemer beschikt, de verplichtingen (zoals in zijn woonplaats moeten blijven of specifieke uitrusting moeten meenemen), en de faciliteiten (zoals een dienstvoertuig, al dan niet met voorrangsregels of oproepen zonder verplaatsing); en
• De gemiddelde frequentie en duur van de effectieve interventies.

Voor de vergoeding van wachtdiensten verwijst het Hof naar de nationale wetgeving. Het bevestigt wel dat een verschillende vergoeding mogelijk is voor perioden met en zonder daadwerkelijke prestaties en dat ook rusttijd kan worden vergoed.

Het Belgisch recht is helaas niet erg duidelijk over de vergoeding van wachtdiensten:

• De effectieve prestaties die verricht worden tijdens wachtdiensten, moeten uiteraard met gewoon loon (en in voorkomend geval overloontoeslag) vergoed worden.
• De periodes van de wachtdiensten zonder effectieve prestaties kunnen anders worden vergoed, op voorwaarde dat rekening wordt gehouden met bestaande rechtsbronnen. Zo bepalen sectorale cao’s vaak een uurloon voor arbeidstijd, zonder onderscheid tussen arbeidstijd met en deze zonder effectieve prestaties. Bovendien is het recht op een overloontoeslag wel gekoppeld aan de kwalificatie als arbeidstijd.
• Voor wachtdiensten die als rusttijd kwalificeren, kan binnen de onderneming in een eigen regeling worden voorzien, maar deze mag niet strijdig zijn met een eventuele sectorale cao.

Tot slot moet elke werkgever ook aandacht hebben voor de welzijnsrisico’s verbonden aan wachtdiensten. Al te lange of frequente wachttijden zijn dus niet mogelijk, ook niet als deze als rusttijd kwalificeren.

De arresten van het Hof van Justitie bieden een momentum om wachtdienstregelingen te documenteren, te evalueren en – waar nodig – bij te sturen op het vlak van arbeidsduurregels, vergoeding en welzijnsaspecten.

Extra informatie nodig? NKVK - De Nederlands Kamer van Koophandel voor België en Luxemburg is er voor duizenden MKB'ers die (meer) internationaal willen ondernemen. Een goede kennis van de markt, bekend geraken met de wetgeving en het vinden van de juiste partners zijn essentieel. Voor u is een vrijblijvend gesprek met NKVK de eerste stap in de goede richting.

Om de zoveel tijd duikt er tegenwoordig een nieuw social mediaplatform op dat volgens insiders en early adopters het internet gaat veranderen.  Het succes van de Snapchats en TikToks in deze wereld heeft twee dingen gemeen: enerzijds taant hun succes even snel als dat hun hype begonnen is en anderzijds -en daarin ergert de privacy voorvechter in mij zich blauw aan- blijkt telkens weer dat de bedrijven achter de apps het alles behalve nauw nemen met jouw en mijn privacy.  In sommige gevallen lijkt dit vooral een gevolg van een totaal gebrek aan kennis van en inzicht in (Europese of andere) gegevensbeschermingsregels, maar even vaak blijft toch vooral de indruk achter dat het ganse businessmodel van social mediabedrijven gebouwd is op ongebreidelde datacollectie tot meerdere eer en glorie van de advertentieprofielen die uit die data gedistilleerd kunnen worden.

Schoolboek marketingklassiekers

De laatste ster aan het social mediafirmament is Clubhouse, een audiodiscussieapp waar je alleen na een uitnodiging door één van je vrienden mee aan de slag kan.De makers achter Clubhouse hebben met andere woorden enkele marketingklassiekers uit de kast gehaald om van hun nieuwe product een succes  te maken: kunstmatige schaarste creëren door de toegang tot je product te beperken en rekenen op het ego van de happy few om de hype aan te wakkeren en de massa reikhalzend te laten uitkijken naar het moment dat ook zij opgenomen worden in the inner circle.  Het lukte destijds al op speelplaatsen overal ter wereld met de zeldzame Pikachukaartjes en ook vandaag nog vallen we met zijn allen voor dezelfde verhalen…

Over privacy en GDPR…

Maar ook Clubhouse blijkt in hetzelfde bedje ziek te zijn als zovele andere succesverhalen uit je favoriete lokale appstore.  De marketingstrategie is weldoordacht, maar bij het respect voor jouw en mijn privacy heeft niemand echt lang stil gestaan.Het hoeft dan ook niet te verwonderen dat Clubhouse intussen het voorwerp uitmaakt van onderzoeken door verschillende Europese privacyoverheden.  Zowel de Franse CNIL als de deelstatelijke DPA in Hamburg, de HmbBfDI onderzoeken op dit ogenblik de manier waarop Alpha Exploration Co., het Amerikaanse bedrijf achter Clubhouse omgaat met persoonsgegevens van haar gebruikers én van derden.In Frankrijk is het onderzoek overigens een gevolg van een petitie tegen Clubhouse die inmiddels meer dan 10.000 handtekeningen verzamelde.  Wie zich de miljoenenboetes in Frankrijk voor Google en Amazon afgelopen december nog herinnert weet dat de CNIL hard en gericht kan uithalen tegen Amerikaanse techbedrijven.

Jouw contactgegevens verwerkt zonder dat je het wist…

Een van de grootste issues met Clubhouse is dat het hele verhaal gebaseerd is op een, member-get-member systeem, waarbij bestaande leden hun digitale telefoonboek uploaden en openstellen voor Clubhouse. Op basis daarvan worden telkens nieuwe gebruikers uitgenodigd.Met andere woorden, ook als je vandaag nog geen uitnodiging hebt gekregen, heeft Clubhouse jouw persoonsgegevens waarschijnlijk wél al verwerkt zonder jouw toestemming via één van je vrienden of kennissen en dat op zich is érg problematisch.De Belgische GBA legde aan datingwebsite Twoo nog maar enkele maanden geleden in zeer gelijkaardige omstandigheden een stevige boete op, met de argumentatie dat voor de verwerking van vriendengegevens geen geldige rechtsgrond onder GDPR gevonden kan worden.  Je vrienden hebben immers geen toestemming gegeven aan -in dit geval- Clubhouse om hun gegevens te verwerken en ook niet aan aan jou om hun gegevens met dat doel te verwerken en te delen met Clubhouse.  Clubhouse en haar gebruikers kunnen evenmin terugvallen op een gerechtvaardigd belang in deze context en de verwerking van contactgegevens van niet-gebruikers mist dus een geldige rechtsgrond.Het gaat hier overigens niet om een administratieve formaliteit.  De verplichting om wel een geldige rechtsgrond te hebben voor elke verwerking van persoonsgegevens is één van de hoekstenen van GDPR en van jouw en mijn privacybescherming…Clubhouse gaat overigens nog een stapje verder als het gaat om de verwerking van telefoonboekgegevens van haar gebruikers.  Die worden immers niet alleen gebruikt om nieuwe leden uit te nodigen, maar ook om een database met ​​gebruikersstatistieken of -profielen samen te stellen over bestaande en toekomstige gebruikers.  De eerste indicaties van de CNIL lijken aan te geven dat Clubhouse die gegevens verkoopt of kan verkopen aan derden (adverteerders). Clubhouse zelf schrijft in haar privacy policy weliswaar dat het “uw persoonlijke gegevens niet verkoopt“, maar tegelijk noemt het wel een groot aantal gevallen waarin je gegevens potentieel kan “delen” met derden, inclusief voor “reclame- en marketingdiensten”…

Gesprekken opgenomen zonder dat je het wist…

Wist jij trouwens dat Clubhouse je gesprekken ook opneemt? Op zich hoeft dat geen probleem te zijn, tenminste voor zover Clubhouse die opnames alleen gebruikt om eventuele klachten te beoordelen en opnames daarna definitief van haar servers te verwijderen. Alleen weten we niet of Clubhouse dat ook echt doet en het bovenstaande verhaal geeft alvast weinig vertrouwen.

Geen transparantie…

Vooral de Duitse overheid struikelt daarenboven over het feit dat Clubhouse geheel niet transparant is naar gebruikers toe.  De correcte contactgegevens van het bedrijf achter Clubhouse (“das Impressum”, zoals dat onder Duits recht genoemd wordt) zijn nergens duidelijk vindbaar en de privacy policy is alleen in het Engels beschikbaar, daar waar GDPR vereist dat die in een (voor de gemiddelde gebruiker) begrijpelijke taal opgesteld is.  Ter vergelijking, Whatsapp liep in 2016 al eens een stevige boete op in Duitsland omdat haar gebruiksvoorwaarden niet in het Duits beschikbaar waren.  Bovendien blijkt uit de privacy policy dat heel wat verplichte informatie ontbreekt zoals bijvoorbeeld de bewaartermijnen van jouw persoonsgegevens en de namen van de partijen met wie die gegevens gedeeld worden…Ook onduidelijk overigens lijkt op het eerste zicht de datacollectie door middel van cookies en andere trackers.  Clubhouse geeft zelf aan dat het data verzamelt op die manier én dat het die deelt met adverteerders via advertentienetwerken.   Clubhouse geeft echter voor zover wij konden vaststellen nergens een duidelijk overzicht van wélke cookies en trackers gebruikt worden, wélke data verzameld wordt en met wie die data precies gedeeld wordt.  Bovendien wordt, opnieuw voor zover wij konden vaststellen, nergens vrije toestemming gevraagd voor het plaatsen van die cookies en trackers…

Data export buiten de EU

Persoonsgegevens exporteren buiten de EU (door ze bijvoorbeeld op te slaan op servers in de VS) mag enkel onder strikte voorwaarden en mits contractuele én technische veiligheidswaarborgen.  Clubhouse echter beperkt zich in zijn privacy tot de laconieke melding dat “By using our Service, you understand and acknowledge that your Personal Data will be transferred from your location to our facilities and servers in the United States, and where applicable, to the servers of the technology partners we use to provide our Service”.

Blijf je beter weg van Clubhouse dan?

Of Clubhouse een zoveelste hype is dan wel een blijver in het social medialandschap zal de tijd uitwijzen.  Bovenstaande opmerkingen hoeven ook niet noodzakelijk te betekenen dat je beter niet met Clubhouse aan de slag gaat.  Follow the hype als je je daartoe geroepen voelt, daar is in se niets mis mee.Maar als consument en burger kan je maar beter bewust zijn van wat big tech bedrijven met je data doen, zodat je bewuste keuzes kan maken.Met andere woorden, wees voorzichtig, informeer je en lees zorgvuldig de gebruiksvoorwaarden en het privacybeleid voor je Clubhouse of elke andere social media app gebruikt.Extra informatie nodig? NKVK - De Nederlands Kamer van Koophandel voor België en Luxemburg is er voor duizenden MKB'ers die (meer) internationaal willen ondernemen. Een goede kennis van de markt, bekend geraken met de wetgeving en het vinden van de juiste partners zijn essentieel. Voor u is een vrijblijvend gesprek met NKVK de eerste stap in de goede richting.

Kranten en tijdschriften melden de laatste tijd bijna dagelijkse nieuwe hacks en datalekken bij bedrijven. De voorbeelden bij sociale media-platformen de laatste weken liegen er niet om: gegevens van 533 miljoen Facebook gebruikers, 500 miljoen Linkedin gebruikers en 1,3 miljoen Clubhouse gebruikers worden online te grabbel gegooid. (Al ontkennen al deze platformen met hand en tand dat er een probleem zou zijn…)Na het meest recente geval bij Allekabels.nl eerder dit jaar is het bovendien ook duidelijk dat data breaches niet enkel een probleem zijn voor de Facebooks en Linkedins van deze wereld.  Elk bedrijf, klein of groot, is een potentieel slachtoffer. Allekabels.nl is een relatief kleine Nederlandse webshop die kabels en batterijladers verkoopt, maar waar wel privégegevens, waaronder versleutelde wachtwoorden en logins, telefoonnummers en geboortedata, van zo’n 3,6 miljoen mensen gestolen werden om later te koop aangeboden te worden op een hackersforum.  Blijkbaar, althans dat suggereren de media, heeft Allekabels.nl bijzonder slecht op deze data breach gereageerd en hebben ze slechts gedeeltelijk en/of laattijdig de betrokken personen geïnformeerd. Laat het een les zijn: cyber security is een groeiend aandachtspunt in onze gedigitaliseerde economie en elke ondernemer zou er bewust mee aan de slag moeten gaan…

Cyber security is een topprioriteit voor iedereen

Iedereen kan geconfronteerd worden met een gehackt systeem of een schadelijk datalek. Ondernemingen zijn digitaal nauw met elkaar verbonden tegenwoordig.  We wisselen permanent data uit en maken daarbij gebruik van heel wat verschillende meer of minder veilige toepassingen.  Precies die digitale verbondenheid en het gebrek aan beveiligingsmaatregelen zorgt steeds meer dat je digitale hebben en houden aan behoorlijk wat risico’s wordt blootgesteld.Studies van het World Economic Forum zeggen niet voor niets dat informatieveiligheid, data fraude en risico’s op de bedrijfscontinuïteit door bedrijfsleiders één van de grootste bezorgdheden zijn voor ondernemingen wereldwijd. Cyber security zou dus een topprioriteit moeten zijn voor elke ondernemers of manager.

Struisvogelpolitiek

Eigenaardig genoeg vertaalt die politieke bezorgdheid en persaandacht voor cyberrisico’s zich nog niet in effectieve actie bij bedrijven. We hebben allemaal een brandverzekering, onze bedrijfsgebouwen zijn fysiek beveiligd tegen ongewenste bezoekers, onze bedrijfsgeheimen bewaren we in een kluis, etc.,  maar vreemd genoeg trekken bedrijven die lijn niet door naar hun databeleid.Op het eerste zicht zijn daar wel redenen voor te vinden. De directe meerwaarde van cyber security maatregelen zijn niet onmiddellijk zichtbaar en het ontbreekt veel bedrijven aan tijd en (financiële) middelen. Zo is er ook een gebrek aan kennis over de toepasselijke normen en denken veel ondernemingen nog steeds dat dit enkel een probleem is voor de grote jongens. En probeer het maar eens georganiseerd te krijgen bovenop je eigenlijke dagdagelijkse activiteiten. Kop in het zand dan het maar…Nochtans zijn er héél wat quick wins te realiseren binnen bedrijven.  Heel wat winst is te halen uit simpele maatregelen als een goed data securitybeleid, up-to-date software, de juiste antivirus en firewalls, opleiding en awareness bij je personeel, een goede verzekering, thuiswerk policies, BYOD policies, een goed paswoordbeleid, een grondige GDPR compliance oefening ook, …

Begeleiding door Sirius Legal en BA met financiële ondersteuning door Vlaio

Er zijn voldoende redenen om net wél prioriteit te geven aan een veilige digitale omgeving. Je beperkt er uiteraard de risico’s voor je informatieveiligheid mee, maar vergroot daarnaast ook het vertrouwen van je klanten, leveranciers, aandeelhouders en anderen die in aanraking met je onderneming komen. Je kan daarbij proactief blijk geven van de nodige toewijding aan de naleving van de geldende normen (technische en juridische standaarden, privacy-vereisten) en door de juiste communicatie kan je hier daadwerkelijk een concurrentievoordeel uit putten.Dankzij Vlaio hoeft er ook geen drempel te zijn voor jou als ondernemer om tijdig met cyber security aan de slag te gaan.  Sirius Legal (als juridische partner) en BA NV (als technische partner) kunnen als door Vlaio erkende en gesubsidieerde dienstenleverancier op efficiënte en betaalbare wijze zorgen voor een doorgedreven cyber security audittraject binnen je onderneming:  je cyberrisico’s worden maximaal in kaart gebracht en doeltreffend aangepakt op technisch, organisatorisch én juridisch vlak. Dankzij Vlaio wordt je investering bovendien voor maar liefst 45% gesubsidieerd.Een Vlaio-traject onder begeleiding van twee erkende partners geeft je bedrijf met andere woorden de nodige kickstart in cyberveilig ondernemen.Extra informatie nodig? NKVK - De Nederlands Kamer van Koophandel voor België en Luxemburg is er voor duizenden MKB'ers die (meer) internationaal willen ondernemen. Een goede kennis van de markt, bekend geraken met de wetgeving en het vinden van de juiste partners zijn essentieel. Voor u is een vrijblijvend gesprek met NKVK de eerste stap in de goede richting.

In het zog van de “Black Lives Matter”-beweging streven ondernemingen ernaar om meer diversiteit in hun personeelsbestand te bewerkstelligen. Werkgevers wensen daarbij soms aan hun werknemers of aan kandidaten te vragen om op vrijwillige basis persoonlijke informatie mee te delen (“diversity monitoring”). Vaak gaat het om enquêtes met vragen over ras, etnische afkomst, gezondheid, religie, seksuele geaardheid, gender, genderidentiteit of sociale afkomst.  Maar in welke mate is de verzameling van deze gegevens toegelaten onder de GDPR?  

Verwerking van gevoelige persoonsgegevens: in principe verboden…

De GDPR voorziet in een bijzonder regime voor een aantal categorieën van persoonsgegevens omwille van hun gevoelig karakter. Dit gaat meer bepaald over gegevens waaruit ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen of het lidmaatschap van een vakbond blijken, genetische gegevens, biometrische gegevens, gezondheidsgegevens alsook gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele geaardheid.  De verwerking van deze bijzondere categorieën van persoonsgegevens is in principe verboden, tenzij de onderneming zich kan beroepen op een specifieke uitzondering. Dit geldt eveneens wanneer de onderneming de inzameling van de gegevens zou uitbesteden aan een derde partij, zoals een onafhankelijk bureau, aangezien de werkgever als verwerkingsverantwoordelijke verplicht is erop toe te zien dat v verwerkers die in zijn opdracht gegevens verwerken, eveneens de GDPR naleven. In het kader van een diversiteitsbeleid zijn de volgende uitzonderingen relevant: (i) De uitdrukkelijke toestemming van de werknemer:   De GDPR vereist dat de toestemming vrij, specifiek, geïnformeerd en ondubbelzinnig is. Dit houdt onder meer in dat er geen machtsonevenwicht bestaat tussen de verwerkingsverantwoordelijke en de betrokken persoon. Om die reden is toestemming geen solide uitzondering in het kader van een diversiteitsbeleid op de werkvloer, aangezien werknemers zich onder druk gezet kunnen voelen om zich te laten registreren als iemand die behoort tot de doelgroep. (ii) De noodzakelijkheid met het oog op de uitvoering van verplichtingen en de uitoefening van specifieke rechten op gebied van arbeidsrecht: Tot op heden bestaat er geen algemene wettelijke verplichting of bepaling die toelaat om diversiteit te meten in ondernemingen. Ondernemingen zouden zich eventueel kunnen baseren op de invoering van zogenaamde “positieve acties” zoals voorzien in de antidiscriminatiewetgeving. Voor de invoering van een positieve actie moet de onderneming (of de sector) nl. aantonen dat er een ongelijkheid bestaat tussen de personen van de beoogde doelgroep en de overige personen. Volgens de Gegevensbeschermingsautoriteit kan deze ongelijkheid echter ook op een andere manier aangetoond worden dan door de inzameling van persoonsgegevens. Bijgevolg kan de regelgeving inzake positieve acties volgens de Gegevensbeschermingsautoriteit niet als uitzondering worden ingeroepen op het verbod op verwerking van gevoelige persoonsgegevens..  … tenzij in Brussel via een diversiteitsplan (Actiris):  Enkel ondernemingen met maatschappelijke zetel of minstens één exploitatiezetel in het Brussels Gewest kunnen zich baseren op een uitzondering voorzien in de Brusselse regelgeving.  Volgens het Besluit van de Brusselse Regering van 7 mei 2009 hebben Brusselse ondernemingen inderdaad de toelating om hun personeelsbestand op te delen in categorieën van begunstigde werknemers om op die manier een diversiteitsplan op te stellen en dit ter goedkeuring voor te leggen aan Actiris. Indien dit diversiteitsplan vervolgens correct wordt uitgevoerd, kan de onderneming een diversiteitslabel toegekend krijgen   Het is wel zo dat ondernemingen voor het opstellen van een diversiteitsplan de voorafgaandelijke steun nodig hebben van de ondernemingsraad, van het CPBW of van de vakbondsafvaardiging. Eens die steun bekomen is, kan de onderneming aan de slag met het tweejarig traject dat uit de volgende negen stappen bestaat:  

1. Ondertekenen van een intentieverklaring, waarmee de onderneming zich inschrijft in het Brussels beleid van diversiteit en non-discriminatie;
2. Creëren van een ondersteuningsstructuur (aanduiden van 3 tot 8 personen binnen de onderneming die het project zullen opvolgen);
3. Analyse van de stand van zaken over diversiteit in de onderneming (in deze stap kan er dus aan “diversity monitoring” worden gedaan);
4. Actiepunten vastleggen die de onderneming zal uitvoeren in de loop van de twee jaar dat het diversiteitsplan loopt;
5. Kosten van het plan begroten als basis voor de financieringsaanvraag;
6. Uitvoering van het diversiteitsplan nadat de goedkeuring van Actiris bekomen werd;
7. Evaluatie van het diversiteitsplan na twee jaar;
8. Aanvraag van het diversiteitslabel na een positieve eindevaluatie;
9. Diversiteit duurzaam maken in de onderneming en discriminatie blijven bestrijden na het verkrijgen van het diversiteitslabel.

Verwerking van niet-gevoelige persoonsgegevens: toegelaten mits balancing test

Andere persoonsgegevens – waaronder gender, genderidentiteit en sociale afkomst – vallen niet onder de bijzondere categorieën van gevoelige gegevens. Dit betekent echter niet dat deze gegevens zomaar kunnen opgevraagd worden. Ondernemingen moeten immers beschikken over een rechtsgrond.   Zo zouden ondernemingen zich kunnen beroepen op een gerechtvaardigd belang voor de onderneming om meer diversiteit te bekomen. De vraag zal evenwel rijzen of het in dat kader voor een onderneming noodzakelijk is om de werknemers te ondervragen over dergelijke persoonsgebonden gegevens. De onderneming zou desgevallend bovendien in het kader van het accountability principe werk moeten maken van een uitgewerkte balancing test om de belangen van de werkgever af te wegen tegen de belangen van de werknemers.  

Verwerking van anonieme gegevens: de veiligste optie

In ieder geval mogen zowel gevoelige gegevens als niet-gevoelige gegevens op anonieme basis verzameld en verwerkt worden, aangezien de GDPR niet van toepassing is op anonieme gegevens. Om alle risico’s uit te sluiten, is het dan ook sterk aangewezen om werknemersgegevens enkel op anonieme basis te verzamelen en te verwerken. Het is dan wel vereist dat de gegevens op geen enkele manier kunnen worden toegeschreven aan een geïdentificeerde of identificeerbare persoon en bijgevolg van begin af aan geanonimiseerd werden (en niet pas geanonimiseerd werden na verzameling).  Extra informatie nodig? NKVK - De Nederlands Kamer van Koophandel voor België en Luxemburg is er voor duizenden MKB'ers die (meer) internationaal willen ondernemen. Een goede kennis van de markt, bekend geraken met de wetgeving en het vinden van de juiste partners zijn essentieel. Voor u is een vrijblijvend gesprek met NKVK de eerste stap in de goede richting.

COVID-19 heeft de manier waarop we werken helemaal veranderd. De grootste aanpassing voor ons allemaal was wellicht wel het thuiswerk en de vele daarmee gepaard gaande online meetings via Teams, Zoom, Google Meet of een van de vele andere digitale vergadertools. Dat digitaal vergaderen ging en gaat met vallen en opstaan. We herkennen allemaal de ongemakkelijke stiltes, de slechte internetverbindingen en het door elkaar heen praten. Maar video calls hebben natuurlijk ook voordelen. Je kan zo’n vergadering bijvoorbeeld heel makkelijk opnemen en dat is handig voor wie er niet bij kon zijn of voor wie later nog even terug wil kijken. We ontvingen de voorbije maanden dan ook, niet verbazend, met regelmaat de vraag of je online meetings zomaar mag opnemen en wat de privacy-impact hiervan is. Het antwoord is, zoals alle antwoorden in gegevensbescherming en privacy, wat genuanceerd.Lees even mee…

De opname van een video call valt wel degelijk onder GDPR

Als je bijvoorbeeld een teammeeting opneemt “verwerk” je de persoonsgegevens van de deelnemers en dat betekent dat GDPR van toepassing is. Welke gegevens je precies verwerkt, hangt natuurlijk wat af van het platform en van de instellingen die de deelnemers kiezen. Meestal  verwerk je minstens de naam, de stem en het beeld van de deelnemer, samen met een hele reeks technische data die je ook als persoonsgegevens moet beschouwen (IP-adres, logfiles, kwaliteitsstatistieken voor de verbinding, connectietijden, …). Als deelnemers thuiswerken, is de kans bovendien groot dat er heel wat persoonlijke details meegenomen worden, denk maar aan huisgenoten die onbedoeld mee in beeld komen of een onverwachte inkijk in de keuken, woonkamer of zelfs slaapkamer van je gesprekspartner. Die inkijk in iemands woning kan zelfs leiden tot de “verwerking” van gevoelige gegevens, zoals iemands religieuze overtuiging of politieke opvattingen.

Toestemming vragen…?

Dan vraag je de deelnemers toch gewoon om toestemming voor de opname of als het om werknemers gaat, neem je een clausule op in hun arbeidsovereenkomst en het probleem is opgelost?Zo eenvoudig is het jammer genoeg niet. Er zijn immers een aantal moeilijkheden die zich kunnen voordoen.Specifiek voor werknemers hebben verschillende Gegevensbeschermingsautoriteiten de voorbije twee jaar immers duidelijk gemaakt dat zo’n toestemming in veel gevallen moeilijk gegeven kan worden door de werknemer. Die laatste is vaak niet echt vrij om neen te zeggen tegen zijn werkgever en dat is vaak (maar niet noodzakelijk altijd, overigens) een probleem.  Een geldige toestemming onder GDPR moet immers “vrij, specifiek, geïnformeerd en ondubbelzinnig” gegeven worden. Het woord “vrij” betekent dat de betrokkene ook moet kunnen weigeren zonder nadelige gevolgen te ondervinden van die weigering en dat is voor werknemers niet altijd evident. In deze blog lees je overigens meer over de boetes die in deze context al eerder werden opgelegd.Als het over het opnemen van online meetings gaat, is het duidelijk dat je werknemer moeilijk geldig toestemming kan geven. De consequentie zou zijn dat hij of zij niet kan deelnemen aan de meeting en dat dreigt achteraf zijn of haar positie bij bijvoorbeeld evaluaties niet ten goede te komen.Het probleem stelt zich veel minder ten aanzien van (potentiële) klanten of andere derden, zij kunnen in principe wel vrij beslissen of ze akkoord gaan met een opname.Hou er overigens wel rekening mee dat iedereen, zowel personeel als derden, hun toestemming theoretisch gezien op elk ogenblik kunnen intrekken. In dat geval moet je de “verwerking” onmiddellijk staken en dat betekent wellicht dat je de opname alsnog moet wissen of dat je in elk geval de betrokken persoon onherkenbaar moet kunnen maken. Hou er ook rekening mee dat jij als verantwoordelijke voor de opname moet kunnen bewijzen dat je toestemming hebt voor de opname. Die vraag je dan ook best expliciet ofwel in de invite ofwel bij het begin van de call (en herhaal je nog even zodra de opname gestart is).

… of net geen toestemming vragen?

Toestemming vragen om video calls op te nemen, blijkt dus niet zo eenvoudig. Gelukkig voorziet GDPR misschien wel een alternatief. Toestemming is immers niet de enige rechtsgrond onder GDPR en je kan bijvoorbeeld ook persoonsgegevens verwerken als dat noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst of als je kan aantonen dat je daarvoor een “gerechtvaardigd belang” hebt.Je kan gesprekken met andere woorden ook zonder toestemming opnemen als dat noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst, al zal dat slechts zelden het geval zijn.Als je daarentegen een gerechtvaardigd belang hebt bij de opname van die meetings, kan je de opname ook maken zonder expliciete toestemming. Wees daar echter erg voorzichtig mee. De Europese en Belgische overheden en het Europees Hof van Justitie stellen immers strenge voorwaarden voor het verwerken van persoonsgegevens op basis van een gerechtvaardigd belang. Je zal in dat geval 3 opeenvolgende stappen moeten kunnen aantonen (en documenteren) én je zal maximale transparantie moeten garanderen naar de betrokkenen toe. Je zal meer bepaald moeten aantonen dat je zelf een te rechtvaardigen belang hebt bij de opname, dat de opname ook echt noodzakelijk is om dat belang te realiseren én dat er een evenwicht is tussen jouw belang en de inbreuk op de privacy van de betrokkene. Bij dat laatste moet je je eigenlijk in de plaats van de betrokkene stellen en je afvragen of die betrokkene redelijkerwijze kan of zou verwachten dat je de opname gaat maken.Specifiek in het kader van de opname van online meetings, moet je jezelf dus afvragen waarom je die opname maakt. Wat wil je ermee bereiken, waarom is die opname nodig? Wil je bijvoorbeeld achteraf nog een verslag kunnen opmaken van de meeting of wil je dat je team de besproken info achteraf (opnieuw) ter beschikking heeft of dient de opname eerder voor bewijsdoeleinden?Daarna moet je je afvragen of de opname wel echt noodzakelijk is om dat doel te bereiken. Als er een alternatief is om hetzelfde doel te bereiken, kan je de opname in se niet maken (of althans niet op basis van een gerechtvaardigd belang zonder expliciete toestemming). Een verslag van de meeting bijvoorbeeld kan even goed gemaakt worden door iemand die tijdens de meeting notitie neemt.De laatste stap is wellicht de moeilijkste: hoe groot is de impact op de privacy van de betrokkene en verwacht de betrokkene redelijkerwijze dat je een opname maakt? De gemiddelde werknemer zal vast niet verwachten dat iedere teammeeting zonder meer integraal wordt opgenomen. Ook klanten of prospects verwachten dat wellicht niet automatisch. Veel zal ook afhangen van wat er precies in die meetings besproken wordt en waarvoor de opname gebruikt zal worden. Een bespreking van de financiële maandcijfers binnen je team is vanzelfsprekend iets anders dan een evaluatie van je werknemers of een persoonlijk intakegesprek met een potentiële klant, die daarbij misschien ook persoonlijke informatie met je deelt.In elk geval zal je alle deelnemers aan een opgenomen gesprek tijdig en correct op de hoogte moeten stellen van de (mogelijke) opname. Voor je werknemers moet je dit in een duidelijke policy of in het arbeidsreglement hebben uitgeschreven. De opnames moeten ook blijken uit je dataregister en uit je privacy policy en je zal de nodige maatregelen moeten nemen om de vertrouwelijkheid van de opname te garanderen (welk tool wordt gebruikt, blijft de data in Europa, waar wordt de opname opgeslagen, wie heeft er toegang toe en hoe is de toegang beveiligd, …). Je mag de opnames ook niet langer bijhouden dan noodzakelijk is. Hoe lang dat precies is, hangt natuurlijk af van het doel. Een opname die enkel dient om achteraf een verslag te maken, moet gewist worden zodra dat verslag gemaakt is, maar een opname die als bewijs dient voor bepaalde feiten die besproken worden tijdens de meeting kan vanzelfsprekend veel langer bewaard worden. Het is belangrijk dat je in je dataregister zeer duidelijke bewaartermijnen inschrijft én die termijnen ook goed motiveert.

Less is more

Online meetings opnemen kan vaak aantrekkelijk lijken, maar bovenstaande zal wellicht duidelijk gemaakt hebben dat voorzichtigheid toch geboden is. Personeelsleden, klanten, prospects of elke andere betrokkene hebben immers rechten en precies die rechten vereisen intern een grondige denkoefening voordat je overgaat tot opnames van meetings.Heel vaak zijn zo’n opnames ook niet echt noodzakelijk en in dat geval vermijd je ze best gewoon. Consequent teammeetings of andere online gesprekken opnemen gewoon “in geval dat je ze ooit nodig hebt” is moeilijk verdedigbaar. Als je toch opnames wil maken, doe dat dan transparant, correct en met de nodige voorzichtigheid.Extra informatie nodig? NKVK - De Nederlands Kamer van Koophandel voor België en Luxemburg is er voor duizenden MKB'ers die (meer) internationaal willen ondernemen. Een goede kennis van de markt, bekend geraken met de wetgeving en het vinden van de juiste partners zijn essentieel. Voor u is een vrijblijvend gesprek met NKVK de eerste stap in de goede richting.

De duurzaamheid van onze bedrijven, daar heeft iedereen de mond van vol. Vaak is het milieuaspect het eerste waar mensen aan denken. Maar hoe zit het met de duurzame prestaties van het menselijk kapitaal in de onderneming? En hoe kunt u, als Human Resources manager, de leiders van uw bedrijf en hun teams begeleiden naar dergelijke duurzame prestaties? De prestaties van teams en bedrijven berust op die van hun leiders. “Liefdadigheid begint thuis!”, luidt het gezegde. Laten we dus focussen op de duurzame prestaties van leiders.  

Maar hoe moeten we dat begrip interpreteren?  

Duurzame prestaties zouden we kunnen definiëren als het bereiken van resultaten (prestaties) met een langetermijnperspectief dat de omgeving in stand houdt (in dit geval het menselijk kapitaal). Ergens zou moeten worden gestreefd naar een evenwicht tussen prestatie en welzijn … Een onderwerp dat vaak aan bod komt in individuele en teamcoachingsessies. Duurzame prestaties berusten op het “efficiëntiebeginsel”1 van Stephen Covey (1): de verhouding tussen Productie (P) en Productiecapaciteit (PC). Het principe doet denken aan Aesopus’ fabel van de gans die gouden eieren legt. Je hoeft geen groot wetenschapper te zijn om te beseffen dat een overdreven nadruk op P de productiecapaciteit (PC) kan schaden: demotivatie, burn-out, absenteïsme … En omgekeerd zal te veel aandacht voor PC leiden tot het studentensyndroom. Hoe zit het met dat P/PC-evenwicht (voor u persoonlijk en binnen uw bedrijf)? Uw onderneming begeleiden naar duurzame prestaties van de leiders bestaat erin een aanpak voor te stellen die hen in staat zal stellen in een optimaal evenwicht van deze P/PC verhouding te evolueren. 4 ingrediënten lijken mij essentieel om dat doel te bereiken:

• Jezelf kennen als leider  
• Doelen stellen
• De wet van kleine stappen
• De dynamiek van het “halfvolle glas”

Laten we die één voor één bespreken.  

1) Jezelf kennen als leider

Bepaal eerst je persoonlijke productiecapaciteit (PC) (en vervolgens die van de teams). Houd daarbij rekening met de vaardigheden en met motivatie-elementen zoals waarden en missie. Bewustwording van deze verschillende dimensies is de basis voor authentiek (op jezelf afgestemd), maar wendbaar leiderschap. Talrijke instrumenten zoals het Enneagram, Insights Discovery, PCM, MBTI… worden gebruikt om zelfkennis bij leiders te ontwikkelen.  

2) Doelen stellen  

Met het stellen van doelen definieer je de gewenste P in Stephen Covey’s “efficiëntiebeginsel“. Hoewel leiders over het algemeen bekend zijn met de SMART-doelstellingenleer, is niets ingewikkelder dan doelen stellen. Twee elementen worden vaak over het hoofd gezien:

• “Durf te dromen” om jezelf in de toekomst te projecteren, zoals Martin Luther King’s “I have a dream”
• Houd de focus op wat binnen je invloedssfeer of controle ligt.  

3) Pas de wet van de kleine stappen toe

Lao Tzu zei: “Een reis van 1000 mijl begint altijd met een eerste stap!” Te veel doelstellingen worden nooit bereikt bij gebrek aan een eerste stap. Om succes te oogsten, moet je jezelf durven vragen wat de eerste stap zal zijn. Die stap zet Steven Covey’s P in beweging. Hij slaat de brug tussen droom en werkelijkheid. Hij geeft de aanzet tot concretisering, de bron van evolutie en verandering.

4) De dynamiek van het ‘halfvolle glas’ toepassen

Het glas als halfvol beschouwen betekent dat je je bewust wordt van de reeds bereikte Productie (P) en dat je de troeven van de Productiecapaciteit (PC) kent. Op het eerste gezicht klinkt dit eenvoudig… en toch beantwoorden veel leiders de vraag “wat functioneert al goed? “met uitleg over verbeterpunten… alsof praten over iets positiefs gênant is.  Een dergelijke aanpak, individueel bij leiders, zal ook positieve gevolgen hebben voor de prestaties en het welzijn van hun teams. Het kan met een teamcoachingproces gepaard gaan. De 4 essentiële ingrediënten blijven de basis voor succes. Nu is het aan u… Zet uw “eerste kleine stap”!  Extra informatie nodig? NKVK - De Nederlands Kamer van Koophandel voor België en Luxemburg is er voor duizenden MKB'ers die (meer) internationaal willen ondernemen. Een goede kennis van de markt, bekend geraken met de wetgeving en het vinden van de juiste partners zijn essentieel. Voor u is een vrijblijvend gesprek met NKVK de eerste stap in de goede richting.

Het hoeft niet meer gezegd te worden: de coronapandemie was een absolute boost voor telewerken. In heel wat bedrijven voordien een leuk extraatje, vandaag verplicht en morgen de norm.

De angst dat telewerk de productiviteit en efficiëntie negatief zou beïnvloeden bleek echteral snel ongegrond: thuiswerk zorgde net voor meer evenwicht tussen werk en privé, extra flexibiliteit, tijdwinst op woon-werkverkeer, minder ziekteverzuim en een betere focus. Al heeft elke medaille een keerzijde: de teamdynamiek en samenwerking leden dan weer wel onder het telewerken. Ook andere aspecten bleken op korte termijn te werken, maar zijn toe aan verbetering om van telewerk een blijvend succes te maken.

Onze partner BDO bespreekt al de aspecten voor het optimaliseren van uw hybride werk balans in de gratis whitepaper: Whitepaper Succesvol Hybride Werken

Extra informatie nodig? NKVK - De Nederlands Kamer van Koophandel voor België en Luxemburg is er voor duizenden MKB'ers die (meer) internationaal willen ondernemen. Een goede kennis van de markt, bekend geraken met de wetgeving en het vinden van de juiste partners zijn essentieel. Voor u is een vrijblijvend gesprek met NKVK de eerste stap in de goede richting.

Algemene beginselen

In België kan de btw op de kosten van auto’s (andere dan bestelauto’s) die gratis ter beschikking worden gesteld aan bedrijfsleiders of personeelsleden voor hun privégebruik (met inbegrip van het woon-werkverkeer), zoals de aankoopprijs of de kosten van leasing, brandstof, onderhoud, reparaties, enz. in principe slechts voor ten hoogste 50% worden teruggevorderd.  Daarom is het van belang het zakelijk gebruik van bedrijfswagens voor gemengd gebruik vast te stellen om na te gaan of dit zakelijk gebruik al dan niet de 50%-grens overschrijdt. Als het zakelijk gebruik 50% of meer bedraagt, is de btw-aftrek beperkt tot 50%. Indien het zakelijk gebruik daarentegen minder dan 50% bedraagt, wordt de btw-aftrek beperkt tot dit percentage van zakelijk gebruik.

Toelaatbare methoden voor btw-doeleinden

Maar hoe gaat u in de praktijk te werk om het professioneel gebruik van bedrijfswagens te bepalen? Er zijn in feite drie door de belastingautoriteiten gevalideerde methoden, te weten

• 1e methode: berekening van het werkelijke beroepsgebruik

Deze methode bestaat uit een manuele of geautomatiseerde registratie van de dagelijkse dienstreizen, waarbij de datum van de reis, het adres van vertrek en van aankomst, het aantal afgelegde kilometers per reis en per dag, en het aantal kilometers op de teller aan het begin en aan het eind van het jaar worden genoteerd. Deze methode leidt tot een resultaat dat noodzakelijkerwijs overeenstemt met de werkelijkheid. Dit betekent dat als uit de reisgegevens van uw werknemers blijkt dat het zakelijke gebruik van auto’s van de zaak is afgenomen als gevolg van de toename van telewerken, de btw-aftrek ook evenredig zal afnemen.

• 2e methode: de semi-forfaitaire methode

Deze formule is gebaseerd op het woon-werkverkeer om het privégebruik van de auto te bepalen. Concreet wordt het particulier gebruik bepaald aan de hand van de volgende formule:  (km woon-werkverkeer × 2 × 200 werkdagen) + vast bedrag van 6.000 privé km Totaal aantal kilometers per jaar Het percentage zakelijk gebruik is gelijk aan 100% minus het percentage privégebruik. De 200 dagen kantoorwerk per jaar die bij deze methode worden gebruikt, worden forfaitair vastgesteld, ongeacht het aantal vakantie-, ziekte- of … telewerkdagen. Dit betekent dat zelfs als het aantal woon-werkverplaatsingen onder de 200 daalt, het percentage privégebruik gelijk blijft. Als de auto van de zaak daarentegen veel minder wordt gebruikt omdat er meer op afstand wordt gewerkt, zal het percentage zakelijk gebruik en dus uw recht op aftrek van btw dalen, soms zelfs drastisch (zie onderstaand voorbeeld).

• 3e methode: de forfaitaire aftrek van 35%

Deze methode is veruit de eenvoudigste, aangezien zij erin bestaat het percentage zakelijk gebruik van uw bedrijfswagen vast te stellen op 35%. Indien u voor deze laatste methode kiest, moet u deze in beginsel gedurende ten minste 4 jaar toepassen voor al uw bedrijfswagens. Dit betekent dat u niet kunt kiezen voor de semi-forfaitaire aftrek voor sommige auto’s en de forfaitaire aftrek van 35% voor andere, afhankelijk van wat aantrekkelijker is.

Wat zijn de gevolgen van COVID-19 en meer in het algemeen van telewerken voor mijn recht op aftrek van btw? Een welkome administratieve tolerantie, maar pas op!

Het valt niet te ontkennen dat als gevolg van de overheidsmaatregelen ter bestrijding van de COVID-19-pandemie, zoals beheersing en meer telewerken, de overgrote meerderheid van de bedrijfswagens veel minder kilometers heeft afgelegd (privé en zakelijk) dan in “normale” tijden. Ondernemingen die gebruik maakten van de semi-forfaitaire methode, gebaseerd op het aantal woon-werkkilometers, werden geconfronteerd met de harde realiteit dat het op deze wijze berekende percentage privé- en zakelijk gebruik in het geheel niet overeenkwam met de werkelijkheid.  Neem het volgende voorbeeld: Jaar 2019: Afstand woon-werkverkeer: 10 km – jaarkilometrage 20.000 km Berekening volgens de semi-forfaitaire methode: ((10 km x 2 x 200) + 6000) / 20.000 km = 50% privégebruik –> 50% zakelijk gebruik Jaar 2020: Afstand woon-werkverkeer: 10 km – jaarkilometrage 10.000 km Berekening volgens de semi-forfaitaire methode: ((10 km x 2 x 200) + 6000) / 10.000 km = 100% privégebruik –> 0 % beroepsmatig gebruik! In dit voorbeeld zou het recht op aftrek van de btw tot 0% worden verlaagd voor de onderneming die voor de semi-forfaitaire methode heeft gekozen, terwijl dit percentage in geen geval (behalve in uitzonderlijke gevallen) overeenstemt met het percentage van het werkelijke zakelijke gebruik van de Om met deze situatie rekening te houden heeft de minister van Financiën, in antwoord op een parlementaire vraag van 13 januari 2021, twee toleranties voor het jaar 2020 aangekondigd:

• Enerzijds aanvaardt de administratie dat de onderneming die gewoonlijk de semi-forfaitaire methode gebruikt en die er bij uitzondering voor kiest om voor het jaar 2020 haar recht op aftrek vast te stellen op basis van het forfaitaire tarief van 35%, niet gebonden is aan de voorwaarde van 4 jaar. U kunt dus voor 2020 de forfaitaire methode gebruiken en voor 2021 terugkeren naar de semi-forfaitaire methode.

• Anderzijds aanvaardt de administratie voor het jaar 2020 bij wijze van uitzondering dat zowel de semi-forfaitaire methode voor bepaalde bedrijfswagens, als het forfaitaire tarief van 35% voor andere bedrijfswagens, kunnen worden toegepast.

Voor het jaar 2020 kan de negatieve financiële impact van de toepassing van deze methoden dus worden beperkt dankzij een intelligente combinatie van de verschillende methoden. Voor het jaar 2021 is er in principe een terugkeer naar de normale situatie, maar als de huidige gezondheidscontext aanhoudt, kunnen we alleen maar hopen op een nieuwe administratieve tolerantie. Het is echter belangrijk op te merken dat bedrijven die een structureel telewerkbeleid voeren of overwegen, zich bewust moeten zijn van de financiële gevolgen van het gebruik van de semi-forfaitaire methode voor hun recht op aftrek van de btw op autokosten. Een verwittigde belastingplichtige is er twee waard… Extra informatie nodig? NKVK - De Nederlands Kamer van Koophandel voor België en Luxemburg is er voor duizenden MKB'ers die (meer) internationaal willen ondernemen. Een goede kennis van de markt, bekend geraken met de wetgeving en het vinden van de juiste partners zijn essentieel. Voor u is een vrijblijvend gesprek met NKVK de eerste stap in de goede richting.

Terugkijkend op het afgelopen jaar is het misschien wonderlijk om te beweren dat de wereldhandel een relatief succesverhaal is gebleken. Het is daarom niet minder waar. Met een toename van een paar procent is die wereldhandel namelijk tegen alle verwachtingen in gegroeid.

Dit, ondanks de wereldwijde pandemie en alle lockdownmaatregelen, de verstoringen in toeleveringsketens, de steeds voortetterende handelsoorlog tussen de VS en China en de blijvende onzekerheid rondom brexit. Toch kende Nederland het afgelopen jaar de grootste teruggang in de export van de ruim 20 jaar dat dit onderzoek loopt.

De Nederlands Kamer van Koophandel voor België en Luxemburg deelt graag enkele inzichten uit het rapport van Trend in Export. Dit kan u raadplegen via volgende link: Trends in Export Rapport 2021Extra informatie nodig? NKVK - De Nederlands Kamer van Koophandel voor België en Luxemburg is er voor duizenden MKB'ers die (meer) internationaal willen ondernemen. Een goede kennis van de markt, bekend geraken met de wetgeving en het vinden van de juiste partners zijn essentieel. Voor u is een vrijblijvend gesprek met NKVK de eerste stap in de goede richting.

Als het erop aankomt leiding te geven aan mensen, dient u meerdere vaardigheden te ontwikkelen. U moet trouwens aan de verwachtingen van uw organisatie voldoen, maar ook aan die van uw rechtstreekse medewerkers. U zult verschillende petten dragen, zonder echt te weten welke de juiste is en wanneer u die moet opzetten. Vandaar de verduidelijking hieronder, die een onderscheid maakt tussen de rollen van de manager, de leider, de coach en de mentor.  Wie is wie? 

• De manager is de beheerder die belast is met de planning, organisatie, leiding en controle van de activiteiten binnen zijn team.
• De leider is eerder een visionair. Dankzij zijn persoonlijke aura zijn de mensen bereid hem te volgen.
• De coach is een volbloed adviseur. Hij helpt en ondersteunt de werknemers wanneer zij een persoonlijke ontwikkeling doorstaan, een verandering of bijzondere moeilijkheden.
• De mentor vertegenwoordigt een rolmodel. Hij geeft een persoonlijk beroepsvoorbeeld. Hij staat de werknemers terzijde bij hun persoonlijke ontwikkeling, onder andere door de overdracht van kennis, netwerken en methodologieën.  

Is dit een kwestie van vaardigheden? Globaal kunnen we stellen dat elk van deze rollen specifieke vaardigheden vereist. Als u echter de verwachtingen van werknemers aandachtig onderzoekt (bijvoorbeeld aan de hand van tevredenheids- of motivatie-enquêtes op de werkplek), dan komt u al gauw tot de vaststelling dat heel weinig elementen verwijzen naar de troeven van de manager. De aandacht gaat duidelijk naar relationele en emotionele vaardigheden (die kenmerkend zijn voor de leider, de coach en de mentor). Dit blijkt uit de studies. In tijden van crisis komt dit verschijnsel nog veel sterker tot uiting. Een hard voorbeeld hiervan is het ‘ontzielde’ beheer van France Telecom en de dramatische gevolgen daarvan. Belangstelling voor het menselijke De verwarring tussen leidinggevende rollen (waarbij voorrang wordt gegeven aan de manager en aan louter organisatorische aspecten, boven de andere rollen) is ongetwijfeld een gevolg van het enige wat organisaties van medewerkers verwachten: resultaten! Bepaalde hardnekkige opvattingen voeren nog steeds de boventoon: “als je aan het werk bent, doe je niets anders dan je werk!” Die reikt soms zo ver dat sommige individuen echt niet inzien waarom ze aandacht zouden besteden aan de menselijke factor.   

‍Het Hawthorne experiment De socioloog Elton Mayo levert hiervan een mooi bewijs in een van zijn experimenten uit 1930, in de Western Electric fabriek Hawthorne Works, van Cicero, niet ver van Chicago. Daar was het de bedoeling de gevolgen te meten van de arbeidsomstandigheden voor vrouwelijke werknemers die elektrische circuits voor radio’s assembleerden. Een van de voornaamste veranderingen was de variatie van de sterkte van de verlichting. Vreemd genoeg bleef de productiviteit verbeteren, ongeacht of de lichtintensiteit nu werd verhoogd of verlaagd. Op zoek naar de oorzaken van zulke anomalieën kwamen de onderzoekers al gauw tot de conclusie dat uitvoerende werknemers beter werken wanneer zij aandacht krijgen. Tijdens het experiment voelden de werkneemsters van Western Electric zich inderdaad gevleid door het experiment dat op hun werkplek werd gevoerd. En ze toonden sympathie voor de onderzoekers van het team van professor Mayo. De socioloog concludeerde daaruit dat eigenwaarde en samenhang van de groep belangrijker waren voor de productiviteit dan de materiële situatie van de werkomgeving.  Hoe ver staan we vandaag? Is een experiment uit 1930 nog steeds relevant? Uit opeenvolgende crises blijkt duidelijk dat de mens, als sociaal dier, een vorm van voeding vindt in relaties en contacten. Een grootschalig onderzoek van Peakon (11 miljoen antwoorden) herinnert ons aan de twee voornaamste redenen waarom mensen hun baan verlaten:

• communicatie, die een sterke invloed heeft op de prestaties van werknemers;

• management, dat een voorname rol speelt in de loyaliteit en de getrouwheid van werknemers.

De huidige gezondheidscrisis bevestigt dagelijks de natuurlijke behoefte aan contact en menselijke betrekkingen.

‍De beste rol? Qua vaardigheden zijn we natuurlijk niet allemaal gelijk (zie Laurence J. Peter en Raymond Hull, The Peter Principle). Dat geldt ook voor het vermogen om een leider te zijn, waarvan het aangeboren deel blijkbaar belangrijk is dan voor andere rollen. Bij nader inzicht is er hier geen sprake van onredelijke inspanningen, maar van de capaciteit om belangstelling te tonen voor andere mensen. De leider, de coach en de mentor hoeven niet meteen verantwoording af te leggen. Toch dragen zij in hoge mate bij tot de resultaten, want ze beïnvloeden de motivatie van de medewerkers. Het is zeker niet de bedoeling om ‘de manager te doden’, maar als we erin slagen zijn profiel aan te vullen met de vaardigheden van de andere vormen van leidinggeven, dan versterken en verrijken we zijn rol in de organisatie.

‍Extra informatie nodig? NKVK - De Nederlands Kamer van Koophandel voor België en Luxemburg is er voor duizenden MKB'ers die (meer) internationaal willen ondernemen. Een goede kennis van de markt, bekend geraken met de wetgeving en het vinden van de juiste partners zijn essentieel. Voor u is een vrijblijvend gesprek met NKVK de eerste stap in de goede richting.[

Dutch Network Brussels (DNB) is verheugd met de Nederlandse Kamer van Koophandel (NKvK) voor België en Luxemburg samen te werken om van de NL-in- Business Hub een succes te maken.

De recent aangegane samenwerking zal bestaan in het versterken van elkaars netwerk om Nederlandse zakenlieden van dienst te zijn en wegwijs te maken bij hun komst naar Brussel.

Holland House Brussels biedt daarbij een unieke ontmoetingsplaats voor Nederlandse professionals.  Midden in het centrum van de Europese politiek stelt Holland House Brussels Nederlanders in staat elkaar gemakkelijk te vinden, te ontmoeten en ervaringen uit te wisselen.

Neem zeker eens een kijkje op de website van Holland House voor meer info.

Extra informatie nodig? NKVK - De Nederlands Kamer van Koophandel voor België en Luxemburg is er voor duizenden MKB'ers die (meer) internationaal willen ondernemen. Een goede kennis van de markt, bekend geraken met de wetgeving en het vinden van de juiste partners zijn essentieel. Voor u is een vrijblijvend gesprek met NKVK de eerste stap in de goede richting.