Post Covid telewerk door Belgische grenswerkers voor Nederlandse werkgevers

Sinds maart 2020 werden ondernemingen verplicht om hun werknemers zoveel mogelijk te laten telewerken. Niet-essentiële verplaatsingen werden verboden of beperkt.

Sociaal en fiscaalrechtelijke COVID-19 maatregelen tussen België en Nederland

De Belgische en Nederlandse overheden hebben na het instellen van de eerste lock down een aantal belangrijke beslissingen genomen en akkoorden gesloten die ervoor gezorgd hebben dat in heel wat situaties de fiscale en parafiscale heffing op de lonen in grensoverschrijdende situaties ongewijzigd behouden konden blijven.

Sociale zekerheid

Zo beslisten de Belgische en Nederlandse sociale zekerheidsinstanties om vanaf de lock down van 13 maart 2020, de perioden van telewerk die in het thuisland van de werknemer en zelfstandigen verricht werden als gevolg van covid-19, uit te sluiten bij de vaststelling van het toepasselijke socialezekerheidsstelsel. Deze uitzonderingsmaatregel geldt in principe zolang de coronamaatregelen aanhouden. In België hebben de sociale zekerheidsinstanties recentelijk gecommuniceerd dat de einddatum voorzien wordt op 30 juni 2021, maar dat die datum wel kan herzien worden in functie van het al dan niet continueren van de coronamaatregelen.

Met deze uitzondering wensen de Belgische en Nederlandse overheden een tijdelijke verschuiving van sociale zekerheid gedurende de COVID-19 pandemie te voorkomen.

Inkomstenbelasting

Ook op fiscaal vlak hebben de Belgische en Nederlandse fiscale overheden op aanbeveling van de OESO een akkoord gesloten met het oog op het beperken om de onvoorziene gevolgen van een mogelijke belastingverschuiving. Het bilateraal akkoord voorziet in een aantal afwijkingen op de bepalingen van het onder België en Nederland gesloten dubbelbelastingverdrag. Zo bepaalt deze overeenkomst o.a. dat alle arbeidsprestaties van werknemers die thuis worden uitgeoefend als gevolg van de COVID-19-maatregelen mogen worden beschouwd als werkdagen die worden uitgeoefend in het land waar de activiteiten zonder de maatregelen zouden zijn uitgeoefend. Bijgevolg kunnen de inkomsten met betrekking tot deze prestaties verder belastbaar blijven in de werkstaat.

Het bilaterale COVID-19 akkoord voorziet verder in een zelfde fictiebepaling voor situaties waar de werknemer tijdelijk werkloos is en geniet van een loondoorbetaling door de werkgever of recht heeft op een tijdelijke werkloosheidsuitkering.

De fictiebepalingen gelden, in tegenstelling tot de uitzonderingmaatregel op het vlak van sociale zekerheid, enkel voor werknemers en niet voor vennootschapsmandatarissen en zelfstandigen.

Ondanks het feit dat in het tussen België en Nederland gesloten bilateraal akkoord geen specifieke maatregelen werden opgenomen met betrekking tot vaste inrichtingen, stelt de OESO aanbeveling dat het uitzonderlijk en tijdelijk verrichten van de werkzaamheden vanuit het woonland (thuiskantoor) als gevolg van de COVID-19 maatregelen geen belastbare vaste inrichting onder het verdrag zal doen ontstaan in hoofde van de werkgever. Noteer in dit verband dat België sowieso reeds een eerdere flexibele interpretatie hanteert wat de kwalificatie van een thuiskantoor als vaste inrichting betreft (zie verder).

Ook voor vertegenwoordigers zal het tijdelijk afsluiten van contracten vanuit de thuisbasis van de werknemers of agenten vanwege COVID-19, in principe, geen belastbare vaste inrichting onder het verdrag creëren. Anderzijds zal, voor bouw- en constructiewerkzaamheden, een tijdelijke onderbreking van de werkzaamheden als gevolg van de COVID-19 restricties, althans volgens de OESO, wel in aanmerking moeten worden genomen voor de bepaling van de duurtijd van het project. Hier is er m.a.w. wel potentieel een verhoogd risico op het ontstaan van een belastbare vaste inrichting onder het verdrag.

Dit alles neemt echter niet weg dat een Nederlandse werkgever met werknemers die thuis in België werken, mogelijks wel geacht kan worden te beschikken over een Belgische inrichting. De voorwaarden daartoe zijn immers aanzienlijk strikter dan deze onder het verdrag (zie verder).

Maar wat na afloop van de COVID-19 maatregelen?

Nu mogelijk de einddatum van het bilaterale akkoord op het vlak van de toewijzing van de belastingheffing tussen België en Nederland nadert, is het van belang vooruit te kijken naar het post coronatijdperk.

Het is immers de verwachting dat door gewijzigde (klanten)behoeften en/of prioriteiten ook de bedrijfsprocessen van heel wat ondernemingen zullen herbekeken en aangepast worden. Dit kan/zal zeker ook gevolgen hebben op de verschillende internationale tewerkstellingssituaties.

Diverse bevragingen van ondernemingen en werknemers wereldwijd, ook door BDO, hebben ondertussen aangetoond dat zowel leidinggevenden als werknemers telewerken als positief ervaren. Ook voor internationale tewerkstellingssituaties is gebleken dat tele- of thuiswerken binnen bepaalde grenzen mogelijk is en geen belemmering hoeft te zijn. Het is dan ook te verwachten dat het tele- en thuiswerken ook in het post corona tijdperk in zekere mate een blijver zal zijn.

We stellen vast dat heel wat ondernemingen hier op heden reeds concrete stappen in zetten door de impact naar de loonkost voor de werkgever, het bruto-netto verhaal voor de werknemer, en de eventuele gevolgen vanuit vaste inrichting perspectief in kaart te brengen en toekomstige policies uit te werken.

Het is immers zo dat van zodra de COVID-19 maatregelen op het vlak van sociale zekerheid en belastingheffing komen te vervallen, er afhankelijk van het aandeel van het tele- of thuiswerk in het woonland, een verschuiving van de heffing van de sociale zekerheidsbijdragen en/of belastingheffing kan plaatsvinden.

Gevolgen Nederlandse werkgevers met Belgische werknemers

Voor Nederlandse werkgevers die hun Belgische werknemers, die voorheen uitsluitend tewerk gesteld werden in Nederland, toestaan om één of meerdere dagen per week de werkzaamheden vanuit hun thuiskantoor te verrichten, zal de fysieke tewerkstelling vanuit België niet enkel gevolgen hebben op het vlak van de verschuiving van sociale zekerheid en/of belastingheffing en de administratieve en juridische gevolgen op dat vlak, maar mogelijk ook resulteren in het ontstaan van een vaste inrichting (o.b.v. de verdragsbepalingen) en/of een Belgische inrichting (o.b.v. Belgische fiscale wetgeving).

Aandachtspunten personeelszaken

Op het vlak van de formaliteiten en juridische aandachtspunten als gevolg van de verschuiving van de sociale zekerheid en belastingheffing naar België moet o.a. gedacht worden aan:

• Informeren werknemers omtrent de fiscale en juridische gevolgen van de nieuwe tewerkstellingssituatie;
• Eventueel voorrekenen van de financiële impact naar de netto verloning;
• Toepassing van de dwingende bepalingen van het Belgische arbeidsrecht voor de tele- of thuiswerkdagen: noodzaak tot opmaak van een addendum aan de Nederlandse arbeidsovereenkomst, opmaak van een arbeidsreglement, opmaak/aanpassing thuiswerk policy, …;
• Aanpassing reisvergoeding, mogelijk betaling vergoeding voor thuiswerk, …;
• Aanvraag van een A1 verklaring gelet op de gelijktijdige tewerkstelling tussen België en Nederland;
• Indien toepassing van Belgische sociale zekerheid: registratie van de Nederlandse onderneming als werkgever bij de RSZ, beoordeling doelgroepverminderingen m.b.t. de werkgeversbijdragen, …;
• Noodzaak tot inhouding van Belgische bedrijfsvoorheffing indien sprake van een vaste of Belgische inrichting;
• Opstart Belgische en aanpassing van de Nederlandse loonverwerking;
• Beoordeling impact op het vlak van de bovenwettelijke pensioenopbouw.

Beoordeling vaste inrichting o.b.v. verdragsbepalingen

Naast de impact voor de werknemers is het zeker zo belangrijk om stil te staan bij de mogelijke gevolgen op het vlak van de vennootschapsbelasting.

Zo zal het van belang zijn om alvorens in te stemmen met een mogelijkheid tot tele- of thuiswerken voor de Belgische werknemers om te beoordelen of het werken vanuit een thuiskantoor aanleiding zal geven tot het ontstaan van een belastbare vaste inrichting onder het verdrag in hoofde van de Nederlandse onderneming.

Voor deze beoordeling zal het o.a. van belang zijn om na te gaan of:

• Het gebruik van het thuiskantoor een essentiële voorwaarde is in de arbeidsovereenkomst;
• Wordt in de arbeidsovereenkomst bepaald dat de prestaties van de werknemer moeten worden uitgevoerd vanuit het thuiskantoor, of is de werknemer vrij om te beslissen van waar hij zijn werk zal uitvoeren?
• Ontvangt de werknemer, direct of indirect, een vergoeding voor de kosten die verbonden zijn aan het opzetten/gebruik van het thuiskantoor?
• Is er een indicatie van de aanwezigheid van de werkgever op het adres van de werknemer (naamplaatje, vermelding thuisadres op visitekaartjes, vermelding op de website, …)?
• Wat is de functie van de werknemer? Gaat het over een functie die gericht is op de interne bedrijfsvoering (voorbereidende of ondersteunende activiteiten) of op de kernactiviteiten van de werkgever?
• Specifiek voor werknemers/vertegenwoordigers, heeft de werknemer de bevoegdheid om namens de Nederlandse onderneming op structurele wijze vanuit België contracten af te sluiten of de essentiële bestanddelen ervan te onderhandelen zonder materiële tussenkomst door de Nederlandse vennootschap? Indien dit het geval is, geldt deze bevoegdheid dan ook voor contracten met betrekking tot de Belgische markt?

Indien o.b.v. een grondige analyse van de feitelijke omstandigheden het bestaan van een belastbare vaste inrichting onder het verdrag kan uitgesloten worden, is het verhaal nog niet af. In zulke situatie zal immers moeten nagegaan worden of de Nederlandse onderneming toch niet geacht kan worden te beschikken over een Belgische inrichting o.b.v. de Belgische fiscale wetgeving.

Zoals hierboven reeds kort vermeld, zijn de voorwaarden daartoe immers aanzienlijk strikter dan deze onder het verdrag. Zo is er geen uitsluiting voor voorbereidende/ondersteunende werkzaamheden (de zogenaamde negatieve bepalingen). Het volstaat dat werknemers in België gedurende meer dan 30 dagen in een periode van 12 maanden diensten verlenen, en het is niet vereist dat de werknemer/vertegenwoordiger een machtiging heeft om namens de Nederlandse onderneming in België contracten te sluiten. De loutere aanwezigheid van een vertegenwoordiger is voldoende.

Hoewel de loutere aanwezigheid van een Belgische inrichting geen aanleiding zal geven tot (bijkomende) belastingheffing in België (er is immers geen belastbare vaste inrichting onder het verdrag), zal de werkgever wel bepaalde fiscale verplichtingen moeten nakomen (bijvoorbeeld indiening van een fiscale aangifte voor de Nederlandse vennootschap).

Indien de Nederlandse onderneming daarentegen wel geacht wordt te beschikken over een belastbare vaste inrichting zal het van belang zijn om over te gaan tot een correcte winst en kostenallocatie voor het Belgische aandeel van de activiteiten van de Nederlandse onderneming.

Naast deze aangifteplicht is het verder van belang te noteren dat indien de Nederlandse onderneming wordt geacht te beschikken over een Belgische inrichting, zij zich moet aansluiten bij een Belgisch sociaal verzekeringsfonds voor zelfstandigen en jaarlijks een bijdrage voor vennootschappen zal moeten betalen waarvan het bedrag afhankelijk is van de hoogte van het balanstotaal van het voorlaatste afgesloten boekjaar. Meer bepaald +/- 350 EUR bij een balanstotaal van minder dan 700.000 EUR en +/- 870 EUR bij een balanstotaal meer dan 700.000 EUR).

Tijd voor actie

Indien u als Nederlandse onderneming de intentie heeft om uw Belgische werknemers post COVID een gedeelte van hun werkzaamheden van thuis uit of middels telewerk vanuit België te laten verrichten, zal het van belang zijn om de gevolgen hiervan voorafgaandelijk grondig te onderzoeken en er voor te zorgen dat de inregeling hiervan gebeurt in lijn met de wettelijke bepalingen.

Extra informatie nodig? NKVK - De Nederlands Kamer van Koophandel voor België en Luxemburg is er voor duizenden MKB'ers die (meer) internationaal willen ondernemen. Een goede kennis van de markt, bekend geraken met de wetgeving en het vinden van de juiste partners zijn essentieel. Voor u is een vrijblijvend gesprek met NKVK de eerste stap in de goede richting.