Algemene beginselen

In België kan de btw op de kosten van auto’s (andere dan bestelauto’s) die gratis ter beschikking worden gesteld aan bedrijfsleiders of personeelsleden voor hun privégebruik (met inbegrip van het woon-werkverkeer), zoals de aankoopprijs of de kosten van leasing, brandstof, onderhoud, reparaties, enz. in principe slechts voor ten hoogste 50% worden teruggevorderd.  Daarom is het van belang het zakelijk gebruik van bedrijfswagens voor gemengd gebruik vast te stellen om na te gaan of dit zakelijk gebruik al dan niet de 50%-grens overschrijdt. Als het zakelijk gebruik 50% of meer bedraagt, is de btw-aftrek beperkt tot 50%. Indien het zakelijk gebruik daarentegen minder dan 50% bedraagt, wordt de btw-aftrek beperkt tot dit percentage van zakelijk gebruik.

Toelaatbare methoden voor btw-doeleinden

Maar hoe gaat u in de praktijk te werk om het professioneel gebruik van bedrijfswagens te bepalen? Er zijn in feite drie door de belastingautoriteiten gevalideerde methoden, te weten

• 1e methode: berekening van het werkelijke beroepsgebruik

Deze methode bestaat uit een manuele of geautomatiseerde registratie van de dagelijkse dienstreizen, waarbij de datum van de reis, het adres van vertrek en van aankomst, het aantal afgelegde kilometers per reis en per dag, en het aantal kilometers op de teller aan het begin en aan het eind van het jaar worden genoteerd. Deze methode leidt tot een resultaat dat noodzakelijkerwijs overeenstemt met de werkelijkheid. Dit betekent dat als uit de reisgegevens van uw werknemers blijkt dat het zakelijke gebruik van auto’s van de zaak is afgenomen als gevolg van de toename van telewerken, de btw-aftrek ook evenredig zal afnemen.

• 2e methode: de semi-forfaitaire methode

Deze formule is gebaseerd op het woon-werkverkeer om het privégebruik van de auto te bepalen. Concreet wordt het particulier gebruik bepaald aan de hand van de volgende formule:  (km woon-werkverkeer × 2 × 200 werkdagen) + vast bedrag van 6.000 privé km Totaal aantal kilometers per jaar Het percentage zakelijk gebruik is gelijk aan 100% minus het percentage privégebruik. De 200 dagen kantoorwerk per jaar die bij deze methode worden gebruikt, worden forfaitair vastgesteld, ongeacht het aantal vakantie-, ziekte- of … telewerkdagen. Dit betekent dat zelfs als het aantal woon-werkverplaatsingen onder de 200 daalt, het percentage privégebruik gelijk blijft. Als de auto van de zaak daarentegen veel minder wordt gebruikt omdat er meer op afstand wordt gewerkt, zal het percentage zakelijk gebruik en dus uw recht op aftrek van btw dalen, soms zelfs drastisch (zie onderstaand voorbeeld).

• 3e methode: de forfaitaire aftrek van 35%

Deze methode is veruit de eenvoudigste, aangezien zij erin bestaat het percentage zakelijk gebruik van uw bedrijfswagen vast te stellen op 35%. Indien u voor deze laatste methode kiest, moet u deze in beginsel gedurende ten minste 4 jaar toepassen voor al uw bedrijfswagens. Dit betekent dat u niet kunt kiezen voor de semi-forfaitaire aftrek voor sommige auto’s en de forfaitaire aftrek van 35% voor andere, afhankelijk van wat aantrekkelijker is.

Wat zijn de gevolgen van COVID-19 en meer in het algemeen van telewerken voor mijn recht op aftrek van btw? Een welkome administratieve tolerantie, maar pas op!

Het valt niet te ontkennen dat als gevolg van de overheidsmaatregelen ter bestrijding van de COVID-19-pandemie, zoals beheersing en meer telewerken, de overgrote meerderheid van de bedrijfswagens veel minder kilometers heeft afgelegd (privé en zakelijk) dan in “normale” tijden. Ondernemingen die gebruik maakten van de semi-forfaitaire methode, gebaseerd op het aantal woon-werkkilometers, werden geconfronteerd met de harde realiteit dat het op deze wijze berekende percentage privé- en zakelijk gebruik in het geheel niet overeenkwam met de werkelijkheid.  Neem het volgende voorbeeld: Jaar 2019: Afstand woon-werkverkeer: 10 km – jaarkilometrage 20.000 km Berekening volgens de semi-forfaitaire methode: ((10 km x 2 x 200) + 6000) / 20.000 km = 50% privégebruik –> 50% zakelijk gebruik Jaar 2020: Afstand woon-werkverkeer: 10 km – jaarkilometrage 10.000 km Berekening volgens de semi-forfaitaire methode: ((10 km x 2 x 200) + 6000) / 10.000 km = 100% privégebruik –> 0 % beroepsmatig gebruik! In dit voorbeeld zou het recht op aftrek van de btw tot 0% worden verlaagd voor de onderneming die voor de semi-forfaitaire methode heeft gekozen, terwijl dit percentage in geen geval (behalve in uitzonderlijke gevallen) overeenstemt met het percentage van het werkelijke zakelijke gebruik van de Om met deze situatie rekening te houden heeft de minister van Financiën, in antwoord op een parlementaire vraag van 13 januari 2021, twee toleranties voor het jaar 2020 aangekondigd:

• Enerzijds aanvaardt de administratie dat de onderneming die gewoonlijk de semi-forfaitaire methode gebruikt en die er bij uitzondering voor kiest om voor het jaar 2020 haar recht op aftrek vast te stellen op basis van het forfaitaire tarief van 35%, niet gebonden is aan de voorwaarde van 4 jaar. U kunt dus voor 2020 de forfaitaire methode gebruiken en voor 2021 terugkeren naar de semi-forfaitaire methode.

• Anderzijds aanvaardt de administratie voor het jaar 2020 bij wijze van uitzondering dat zowel de semi-forfaitaire methode voor bepaalde bedrijfswagens, als het forfaitaire tarief van 35% voor andere bedrijfswagens, kunnen worden toegepast.

Voor het jaar 2020 kan de negatieve financiële impact van de toepassing van deze methoden dus worden beperkt dankzij een intelligente combinatie van de verschillende methoden. Voor het jaar 2021 is er in principe een terugkeer naar de normale situatie, maar als de huidige gezondheidscontext aanhoudt, kunnen we alleen maar hopen op een nieuwe administratieve tolerantie. Het is echter belangrijk op te merken dat bedrijven die een structureel telewerkbeleid voeren of overwegen, zich bewust moeten zijn van de financiële gevolgen van het gebruik van de semi-forfaitaire methode voor hun recht op aftrek van de btw op autokosten. Een verwittigde belastingplichtige is er twee waard… Extra informatie nodig? NKVK - De Nederlands Kamer van Koophandel voor België en Luxemburg is er voor duizenden MKB'ers die (meer) internationaal willen ondernemen. Een goede kennis van de markt, bekend geraken met de wetgeving en het vinden van de juiste partners zijn essentieel. Voor u is een vrijblijvend gesprek met NKVK de eerste stap in de goede richting.