Verplichte dekking door de werkgever

Door het toenemende beroep op telewerken worden sommige kosten die vroeger door de werkgevers werden betaald (zoals het verschaffen van gereedschappen, uitrusting en werkruimte) nu door de werknemers zelf gedragen.

In principe moet de werkgever de werknemer de voor de uitvoering van zijn taken noodzakelijke uitrusting verschaffen of vergoeden, en die installeren en onderhouden. De werkgever is dus de enige die de kosten van verbindingen en communicatie in verband met telewerk moet dragen. Hetzelfde geldt voor de installatiekosten van computerprogramma’s, de werking van die programma’s en het onderhoud van de telecommunicatie-uitrusting, alsmede voor de afschrijvingskosten ervan.

Die kosten moeten in principe worden geraamd voordat het telewerk begint. De vergoeding is evenredig aan het kader van het telewerk geleverde diensten of aan een met de telewerker vast te stellen verdeelsleutel.

Eenmalige vergoedingen voor noodzakelijk materiaal

Naast de kosten van de internetverbinding en de communicatie, kan de werkgever financieel bijdragen indien de werknemer zijn of haar eigen apparatuur voor zakelijke doeleinden gebruikt.

Zo kan bijvoorbeeld het gebruik door de werknemer van een PC, laptop en persoonlijke randapparatuur door de werkgever zowel forfaitair als op werkelijke basis worden vergoed.

De belastingdienst bevestigde dat het ook mogelijk is bepaalde uitgaven van de werknemer voor de aanschaf van kantoormeubilair of -uitrusting terug te betalen waarvoor niet in een forfaitaire vergoeding is voorzien. Het kan gaan om een bureaustoel, een bureau, een bureaukast, een tweede monitor, een printer, een scanner of een bureaulamp. Uiteraard moeten deze zaken noodzakelijk zijn om de werknemer de gelegenheid te geven om zijn of haar beroepsactiviteit thuis op normale wijze uit te oefenen. Dezelfde uitrusting moet ook onder normale omstandigheden op de werkplek voor de werknemer beschikbaar zijn. De werknemer zal dan een bewijs van aankoop, zoals een factuur, voorleggen om recht te hebben op terugbetaling van de werkelijke waarde van de goederen door de werkgever.

Indien geen forfaitair bedrag is voorzien, verduidelijkt de administratie in haar circulaires niet wat moet worden verstaan onder de “werkelijke waarde” van het door de werknemer aangeschafte materieel. Zij stelt dat de uitgaven redelijk moeten zijn in het licht van de beroepsbehoeften van de werknemer. In principe zal de onkostenvergoeding niet als belastbare beloning worden aangemerkt, zolang zij niet leidt tot een verrijking van de werknemer en aan de overige voorwaarden voldoet:

• Uitrusting kan alleen aan de werknemer worden terugbetaald als de uitgaven worden gestaafd door echte documenten (bv. een factuur);
• Er moet rekening worden gehouden met de normale gebruiksduur van de meubelen om misbruik van de maatregel te voorkomen. Als de werknemer een factuur van € 500 voorlegt voor de aanschaf van een ergonomische bureaustoel, kan de werkgever ervoor kiezen dit bedrag in één keer terug te betalen (deze terugbetaling geldt gedurende 10 jaar, rekening houdend met de afschrijving) of het in termijnen over meerdere jaren terug te betalen. Als de werknemer de onderneming verlaat voordat de normale gebruiksperiode van de investering is verstreken, moet hij of zij het “teveel betaalde bedrag” terugbetalen, zoniet wordt dit bedrag belast als een voordeel in natura voor de werknemer;
• De investering moet noodzakelijk zijn om de beroepsactiviteit in de woning van de werknemer op normale wijze uit te oefenen;
• Eenmalige terugbetalingen moeten redelijk zijn (om de 10 jaar voor een stoel, tafel of kantoorkast).

Terugbetaling door de werkgever geschiedt gewoonlijk tegen voorlegging van een bewijsstuk, zoals een factuur. Het bedrag van de terugbetaling moet worden vermeld op fiche nr. 281.10.

Aankoop van goederen via de werkgever

De administratie voorziet dus in de situatie waarin de uitgaven van de werknemer zich voordoen vóór de eventuele terugbetaling van de kosten door de werkgever. De belastingcirculaire heeft geen betrekking op de situatie waarin de werknemer het materieel via zijn werkgever verwerft. Indien de werknemer een voordeel ten opzichte van de marktprijs ontvangt, bijvoorbeeld voor de aankoop van meubilair, moet worden nagegaan of dit voordeel geen beloning van de werknemer vormt, die belastbaar is als voordeel in natura.

Op grond van de richtlijnen van de administratie vormt, in het geval van producten die de werkgever vervaardigt, de korting die hij zijn werknemers verleent op de normale prijs, geen beloning indien deze niet meer bedraagt dan 30% van de marktprijs. De prijs die de werknemer betaalt na aftrek van de korting mag ook niet lager zijn dan de kostprijs van het product. Indien de werkgever deze producten niet rechtstreeks aan de particuliere consument aanbiedt, is de normale prijs de prijs die een particuliere consument met een profiel dat vergelijkbaar is met dat van de werknemer, in de detailhandel zou betalen.

‍