We weten ondertussen dat de coronacrisis de manier waarop organisaties functioneren aanzienlijk zal veranderen. Velen beschouwen telewerk voortaan als onze nieuwe manier van werken. Hoogleraar aan de Harvard Business School Tsedal Neeley heeft meerdere jaren onderzoek verricht naar werken op afstand. Hieruit identificeren we zeven voorwaarden voor het succes van teams waarvan de leden elkaar zelden ontmoeten.

1. Over een goede technische infrastructuur beschikken. Dit is, zonder alternatief, het enige uitgangspunt. Het goede nieuws is dat de toegang tot communicatietechnologie de afgelopen 10 jaar veel eenvoudiger is geworden. Toepassingen als Slack of Teams voldoen al gauw aan de basisbehoeften. Maar voel je natuurlijk vrij om je mening te delen over andere hulpmiddelen die in België beschikbaar zouden zijn.

2. Voorzie een aantal persoonlijke en managementrituelen. Een paar voorbeelden:

• Zorg ervoor dat iedereen een tempo heeft in de loop van de dag. Hierbij hoort zich aankleden alsof we naar het werk gaan. Dat is belangrijk. Vergeet niet dat er heel wat positieve kantjes zijn aan thuiswerken: meer flexibiliteit, luisteren naar de muziek die je graag hoort enz.
• Definieer werkregels: tijdens videovergaderingen van het team blijft de camera bijvoorbeeld aan staan. De smartphone wordt uitgeschakeld. Geen multitasking en ook niet even gaan loeren naar de sociale netwerken of e-mails. Een ander voorbeeld: iedereen houdt zijn of haar smartphone naast zich tijdens de kantooruren. En in geval van nood weet iedereen dat hij of zijn binnen de 5 minuten moet antwoorden, al was het maar om te melden dat hij of zij niet beschikbaar is voor een bepaald tijdstip. En verder deelt iedereen zijn of haar elektronische agenda met de collega’s.
• Stel een ritme in voor individuele contacten met elke medewerker. Enkele minuten volstaan meestal.
• Bij het begin van een vergadering spendeert u de eerste 6 tot 7 minuten aan het opfrissen van de contacten: “Hoe gaat het met jou?”. Zorg ervoor dat je altijd het woord geeft aan mensen die minder gemakkelijk praten. Stel ook zoveel mogelijk open vragen.

3. Leg contacten en lanceer een proces van groepsbetrokkenheid. Iedereen moet erop kunnen vertrouwen dat de zaken in deze context van ‘nieuwe normaliteit’ kunnen doorgaan. De beste manier om dat te verkrijgen is de teamleden laten praten over hun gevoelens en hen te vragen naar suggesties tijdens de videoconferenties die u regelmatig organiseert. Onderzoek heeft aangetoond dat Happy Hours, lunches, koffiepauzes en dergelijke op afstand bijna net zo effectief zijn als face-to-face. Dit vereist gewoon wat discipline.

4. Let op het psychologische evenwicht van elke medewerker. Dit gebeurt onder twee invalshoeken. Ten eerste het aanmoedigen van lichamelijke activiteit. De manager moet iedereen aanzetten ook andere activiteiten te hebben dan alleen het werk en het leven thuis. Ten tweede moet, wat interpersoonlijke relaties aangaat, iedereen worden aangemoedigd om contacten te onderhouden via digitale kanalen zoals de sociale netwerken, WhatsApp, WeChat enz.

5. Informeren, opleiden, integreren. De manager houdt rekening met de fundamentele behoeften. Om te beginnen zorgt hij ervoor dat iedereen het gevoel heeft op de hoogte te zijn van de situatie wat betreft de klanten, de projecten en doelstellingen, de financiën enz. In geval van nieuwigheden moet de manager erop toezien dat iedereen die integreert via opleidingen of mentoring. Tot slot moet de manager beseffen dat de individuele verbeelding op volle toeren draait bij mensen die alleen zijn, zonder een duidelijk zicht op het geheel. De leidinggevende moet dus constant iedereen aanzetten zijn mening te geven en nieuwe elementen te integreren. Iedereen moet dus persoonlijk ‘geëngageerd’ zijn, binnen het team.

6. Vertrouwen. Uit onderzoek blijkt dat een team dat op afstand werkt niet noodzakelijk minder productief is. Maar de eerste voorwaarde hiertoe is vertrouwen. Hemingway schreef: “De beste manier om te weten of je iemand kunt vertrouwen is hem of haar te vertrouwen”. Hou er rekening mee dat medewerkers die thuis kinderen hebben misschien niet op dezelfde manier beschikbaar zijn als op kantoor. Maak je geen zorgen. Vertrouw die mensen gewoon. En wees wat flexibeler met werkuren.

7. Meten. Vertrouwen betekent nog niet dat je alles en nog wat mag laten gebeuren. Telewerk gaat vaak gepaard met een andere managementstijl. De focus ligt meer op de validatie van een resultaat, in tegenstelling tot follow-up management, dat lopende processen controleert. Als je bang bent een medewerker te lang zonder supervisie te laten werken, bepaal dan samen met hem een aantal kortstondige stappen in de voltooiing van een opdracht. Let ten slotte op signalen van betrokkenheid: de mate van interactie, humeurigheid, minder gevoeligheid voor humor… Als je veranderingen opvangt, wacht dan niet. Wees luistervaardig en biedt je hulp aan als manager of collega.

Extra informatie nodig? NKVK - De Nederlands Kamer van Koophandel voor België en Luxemburg is er voor duizenden MKB'ers die (meer) internationaal willen ondernemen. Een goede kennis van de markt, bekend geraken met de wetgeving en het vinden van de juiste partners zijn essentieel. Voor u is een vrijblijvend gesprek met NKVK de eerste stap in de goede richting.[mk_button dimension="flat" corner_style="rounded" size="large" url="/contact" align="center" bg_color="#f5a918" btn_hover_bg="#e09216"]Vertel me meer![/mk_button]Bron: beci.be